経理の不正に関する原因や事例、対策

更新日：2025/02/05

経理の不正や不適切な会計を阻止するには

このページでは、経理の不正や不適切な会計がなぜ起こるのか、原因や事例を踏まえた対策についてご紹介します。

経理の不正や不適切な会計が起きる原因

会計へのチェック体制が甘い

経理の不正が起きる原因は「会社のチェック体制が甘い」からです。会社全体でチェック体制が機能していれば不正をするスキも生まれません。横領はばれにくい少額から始まります。ばれなければ定期的に横領が続いてしまい、結果として大きな金額にふくれ、社内の第三者が気づいて表沙汰になることがほとんどです。

しかし、チェック体制が整っている会社は、少額の横領でもすぐ発覚することがあります。現金と預金、帳簿など会計業務に複数人が携わり、全員がチェックの目を光らせていれば横領するスキも生まれにくいのです。

経理は絶対に悪いことをしないという思い込み

経理がひとりしかいない中小企業も少なくありません。経理を複数人雇用するのは、人件費を支払えるだけの経済的な余裕がないと難しいためです。

会社によっては新入社員の頃から何十年も経理をしているベテランもいます。付き合いが長く、通常業務も問題なくこなしていれば信頼するものです。ただ、信頼しすぎるとチェックも甘くなります。

また、経営者が経理の知識をあまり持っていないのも、良くない傾向です。経理担当者が「少々横領してもわからないはず」と判断しても不思議ではありませんし、一度行ってばれなければ、以降、少額ずつ横領などをしてもばれないと考えるかもしれません。「横領なんて悪いことをするはずはない」という過度な信頼が不正経理につながるケースもあるのです。

経理の仕事を軽視することで、担当者の不満が爆発

社員に不満が溜まるような扱いをしている会社もあります。たとえば経理という仕事を、経営者が軽く見ているケースです。本来、経理は会社の運営を支える重要な部署ですが、中には軽んじられているケースもあります。

会社で花形部署といえば、営業が挙げられるでしょう。「大きな契約を結ぶのに成功」「新規の取引先をいくつも開拓」このような業績を上げれば、華々しい評価を受けます。ところが、経理の仕事は「お金の計算をしているだけ」と見られることも。業務に対する適切な評価を与えられなかったり、その他の部署と比べて簡単な仕事をしている、と見られたりすれば、不満が溜まってしまうのも無理はないと言えます。

経理の仕事を担当したことのない、営業や技術系の社長が、経理を単に「お金を計算しているだけ」と軽視することで、経理担当が不満を募らせ、復讐として横領をするケースもあります。

ただし、復讐としての横領は経理だけではなく、他部署でも起きることを想定しなければなりません。

不正を防止するためには？対策を知って会社を守ろう

内部監査や会計監査を実施

內部監査や会計監査を実施することで、不審な点を見つけやすくなるでしょう。経営者の立場だと、従業員を疑っているような気持ちになるかもしれませんが、経理での不正を長期間見逃せば、被害額が数億円に及び、会社が傾く結果になりかねません。

働いている社員のためにも、定期的な内部監査や会計監査を実施することは必要です。実際、横領を見つけるきっかけになることが多いのは、内部監査や会計監査の実施がほとんど。また、支店がある会社では抜き打ち監査も有効でしょう。

支店には社長が常駐していません。チェックが甘いと判断し、不正経理に手を染める人が出やすい環境にあります。抜き打ち監査なら、不正の証拠を発見しやすいため、対策として有効なのです。

各種帳簿を作成する

どんぶり勘定では、経理の不正が起きやすくなります。そのため現金出納帳など細かく帳簿を作成し、お金の流れを記録しておくことも重要です。お金の流れを正しく理解していないと、不正が起きていたとしてもすぐに気づけません。

金種表を作成するのもよいでしょう。現金の残高、申請する現金の金種などが把握できます。また、作成して終わりではなく、社長など作成者より上の立場の人間がチェックできる体制を整えておくことも不正がしづらい組織づくりとして有効です。

切手や印紙の徹底管理

切手や印紙の枚数を日常的に把握しておきましょう。切手や印紙類は現金よりも管理が甘いことも多く、不正使用を通じて横領がされやすい方法です。切手や印紙を購入したときと使用したときに帳簿をつけてください。責任者となる上司や社長が何のために使用しているかチェックできれば、不正もしづらくなります。また、高額印紙は会社ではなく別途管理するのもいいでしょう。

経理担当者だけで預金を引き出せないようにする

経理担当者にお金の入出金をひとりで完結できる仕組みは、横領の大きな原因になります。そのため担当者がひとりでお金を引き出せるようになっているなら、早期の改善が必要です。たとえば、預金通帳と銀行印の管理者を分けるだけでも不正を防止できます。

ネットバンキングを利用しているなら、送金をひとりでは行えない対策をしましょう。送金担当者とカードの管理者を設けるだけでも対応できます。ワンタイムパスワードを利用しているなら、送金担当者とワンタイムパスワード管理者を分けると良いでしょう。

共通するのは「ひとりでは引き落とせない、送金できない仕組み」この点に注意して不正を防ぎましょう。

小口現金管理者と帳簿の確認担当者を設ける

小口現金を用意している会社は多いでしょう。ただ、小口現金出納帳など、帳簿の管理やチェックがいい加減だと横領が起きかねません。実際、帳簿に記載された残高と現金が一致しているかチェックが正しく行われなかったために横領が起きたケースもあるからです。

対策として小口現金管理担当者に「出金伝票の提出がないと支払わない」というルールを徹底させましょう。ただ、小口現金管理者の横領は防げません。そのため、小口現金管理者以外にチェック担当者を設けます。業務が終わったら毎日出金伝票をチェック。また、帳簿の残高と現金が一致しているかどうかもチェックしてください。毎日行えば、横領という考えが頭をよぎっても「どうせばれる」と思い直す可能性が高くなるため抑止力になります。

小売店舗があるなら現金は当日の預金口座へ入金

小売店舗では現金でのやりとりが多く、複数運営は横領のリスクを高める原因になります。横領を防ぐには「当日、売り上げた現金は預金口座へ必ず入金する」方法が有効です。店舗に置いたままだと、誰かが横領する可能性を否定できません。

また、入金担当者以外の従業員が、売上の報告をしてください。本社の経理担当者は報告を受けた金額と入金された金額が一致するか、定期的にチェックするのです。当日入金とチェックをしないと、売上金と入金額が違っていても不正かどうか判断しづらくなります。

定期的に通帳をチェックする

定期的に通帳をチェックする、これが一番簡単で重要な対策です。通帳をチェックすれば「いつ、何円」引き出されたかがわかります。通帳をチェックする担当者は社長でもいいですし、管理職でもいいでしょう。いろんな立場の人間がチェックしてもかまいません。支払いに対応する出金伝票があるかチェックしてください。

問題はチェック担当者がひとりしかいないことです。チェック担当者もグルになれば問題は簡単に露見されません。固定せず、毎回チェック担当者を変えるのも対策になります。

月に1回程度定期的にチェックすれば、横領の際に不審な点が見つかります。

経理担当者がひとりしかいないと、上記でご紹介した対策では不十分になる場合もあります。そんなときは、経理代行に依頼するのも対策のひとつです。どんな理由で対策になるのかご紹介します。

経理代行サービスなら不正のリスクが格段に減る

経理担当者がひとりしかおらず、社長を含め経理知識が十分でない場合、不正な経理のリスクが高くなります。しかし経理代行サービスは第三者的な立場です。そのため、ひとりの経理担当者しか財務を把握していない状況を回避できます。

また、経理代行サービスという第三者機関が入れば、経理担当者は「不正してもすぐにばれるだろう」という考えが浮かぶでしょう。抑止機能という面でも、対策になります。

不適切な経理業務を改善

経理で起きる問題は不正だけではなく不適切な会計という問題点もあります。中小企業では経理にかける十分な人員が確保できないことも多くあります。長年ひとりのベテラン社員が経理を担当していても、定年退職となれば、新しく人員を確保しなければなりません。

新しい経理担当者が見つかるまで、経理業務に不慣れな従業員に任せたとします。また、社長が行うこともあるでしょう。結果、ミスが多くなる、本来の業務を行えないといったデメリットも出てきます。

経理代行サービスなら、その問題を解消できます。経理のプロフェッショナルが担当するため、ミスを予防できるのです。

経理の不正を防止するなら経理代行が有効

経理の不正が横行すれば、会社の財政状況に大きなダメージを与えます。だからこそ経営者は「経理の不正が起きにくい仕組み」を作らなければなりません。

しかし、複数人でチェックしようとすれば、人件費が膨らみます。経理の知識がなければチェックもむずかしいでしょう。

そんなとき、経理代行サービスが助けになります。不正防止につながるだけではなく、ミスといった不適切な会計対策にもなるのです。本サイトでも信頼できる経理代行会社の比較や紹介をしています。経理代行サービスを検討するなら、ぜひチェックしてみてください。

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