経理業務における入金管理

更新日：2023/07/07

このページでは、経理業務の仕事として重要な入金管理について注意すべきポイントや、経理代行によって入金管理を委託するメリットなどを解説しています。

入金管理とは？

入金管理とは、商品やサービスを提供した後に、その対価となる金銭が顧客や取引先からきちんと支払われているか、入金の有無を管理する業務です。

入金管理の業務にはいくつかの流れがあります。

入金データや履歴の確認

入金管理として最重要な業務は、指定の期日までに顧客からの入金が実行されているのか、入金データや履歴を確認すること。

その際、金額について確認するだけでなく、支払者の名義や入金日、そしてどのような請求に対する入金であるのかといった項目を詳細に確認しなければなりません。

例えば、同じ顧客へ複数のサービスを提供し、それぞれについて入金を受ける場合、どの入金がどのサービスに対応しているのか正しく把握することが必要です。当然ながら、一括で入金されている場合は個々の請求書の記載額と入金額が一致しないため、改めて経理スタッフが計算して問題ないか確認しなければなりません。

入金管理表の作成

入金されている金銭については、入金管理表にまとめることも必要です。

入金管理表には金額や名義人だけでなく、請求書や見積書などの番号や、請求日・支払日など関連する情報をまとめて記載しておきます。また、入金額／請求額によっては、振込手数料が差し引かれて入金されることもあり、その点を考慮することも必要です。

未入金の確認と督促遅延金の請求

支払日を過ぎても入金がない場合や、入金額に不足などの誤りがあった場合、取引先へ連絡して支払いの確認や督促を行います。

原則として未入金や入金不足などは確認後、速やかに取引先へ連絡して回収作業へ進む必要がありますが、入金から口座へ反映される場合もあり注意が必要です。なお、すでに支払われている分を督促すると企業としての信用を失うため、厳密なチェックが不可欠です。

入金消込

入金確認が完了すれば、帳簿上で売掛金を消す作業を行います。この作業が「入金消込」であり、入金消込を行わなければ入金管理は成立しません。

入金管理の注意点

入金管理を行ううえで、注意したいポイントについて解説します。

振込手数料について

銀行振込で支払う場合に発生する振込手数料について、発注側・受注側のどちらが負担するのか事前に決めておく必要があります。発注者側が負担する場合は、請求金額が正確に振り込まれるので特に問題はありません。一方で受注側が負担する場合は、請求金額から振込手数料を差し引いた金額が振り込まれる可能性があるので注意が必要です。

また、銀行によって振込手数料が異なるのも厄介なポイントで、特に複数の案件の請求が振り込まれた場合、どの案件に対する支払いが行われたのか手数料を含めて売掛金と突き合わせる作業が必要になります。作業が難航する可能性があるため、どの案件に対する振込か判断しやすいように名義と一緒に請求書に記載したナンバーを入力してもらう、もしくは発注側に振込手数料を負担してもらうよう相談が必要です。

振込手数料を差し引いた金額が振り込まれた場合の入金消込については、借方に振込手数料代として引かれた金額を記載して処理します。

入金に誤りが合った場合

請求金額と異なる金額の入金があった場合、相手先との関係や状況に応じて速やかに対応する必要があります。

• 【新規や限定的な取引】請求金額より入金が少ない場合
  入金された金額に誤りがあることを連絡し、不足している分の振込を請求します。
• 【新規や限定的な取引】請求金額より入金が多い場合
  入金された金額に誤りがあることを連絡し、振込手数料を差し引いた金額を返金します。
• 【定期的な取引】請求金額より入金が少ない場合
  入金された金額に誤りがあることを連絡し、次回の請求時に残高分を繰り越して再請求する提案をしましょう。次回の請求に繰り越すことにより、振込手数料や入金管理の手間をカットできます。
• 【定期的な取引】請求金額より入金が多い場合
  入金された金額に誤りがあることを連絡し、次回の請求金額から過入金分を相殺することを提案しましょう。次回の請求金額と相殺することで、振込手数料や入金管理の手間を抑えられます。

入金管理の流れ

入金管理はどのように行うのか、1ヶ月間の全体的な業務の流れを見ていきましょう。

月初業務

月初の主な業務は、入金に付随する事務作業や前準備です。また、前月の入金額を営業担当者に報告する必要があります。

入金は20日や月末に行われることが多いため、月初の業務量はそれほど多くありません。ただ、前月の最終日が休日で月をまたいだ入金があった場合は、入金管理の帳簿と金額が一致しているかのチェックを行います。売上金を正しく回収できているかどうかの把握は、入金担当者が担う重要な業務です。未回収分があった場合は営業担当者に報告し、次月で回収できるように準備しておきましょう。

月中業務

企業によって入金日は異なりますが、なかでも入金が集中するのが20日と末日です。銀行振込のほかに、受取手形や電子記録債権などでの入金も管理する必要があります。売上金額の通りに回収できていない場合は、後のち混乱しないように原因をはっきりとさせたうえで、明細などを作っておくと良いでしょう。

月中業務で注意すべきは、月ずれの発生です。月ずれとは売上が本来計上される月とは異なる月に計上された状態で、未回収の売上になるため、中身を正しく確認しておく必要があります。また、入金消込のほかに請求書を発行する業務が含まれる場合もあるので、帳簿と請求金額が一致しているかをしっかり確認し、発行した請求書はPDFで保管または控えを印刷しておきましょう。

月末業務

月末は、預金口座へ一気に入金が行われる時期です。また、手形や電子記録債債権での入金も行われます。ネットバンクを利用している場合は預金明細、または通帳をもとに売掛金台帳と金額を照合して、会計システムへ入力します。

まとめ：ヒューマンエラーに対するリスク管理が重要

入金管理は自社の経営状況を安定させるだけでなく、取引先との信頼関係を守るためにも重要な業務です。しかし、ヒューマンエラーが起こりやすい経理業務でもあり、企業としてはミスが起こらないよう業務フローを徹底的に構築するか、あるいは専門スキルを有する経理代行などのプロへ委託するといったこともリスク管理として有効です。