経理業務における「書類整理」について

更新日：2023/01/12

「書類整理」を行って業務を効率化する

経理業務を効率的に進めるには、「書類整理」が必須です。経理では、伝票や帳簿など多くの書類や資料を取り扱わなければなりません。書類整理が適当だと、探す時間も手間もかかってミスが頻発します。業務でミスを起こさず効率的に進めていくためにも、書類整理や管理方法を知っておきましょう。

書類の保存やファイリングのポイント

「証憑書類」や「会社帳簿」は、会社法や法人税法で一定期間保存するように定められています。決算書や会計帳簿といった重要書類、電子取引関連の記録などの紛失は大きなトラブルになりかねません。書類の保存方法やファイリングのポイントを押さえていれば紛失するリスクを減らせます。

保存方法の原則は「紙」での保存です。ただ、電子取引が増加している2021年現在では、租税法が改正されて電磁的記録も認められる可能性があります。

書類の保存期間に注意

法人は帳簿書類の保存が求められます。期間は、確定申告書の提出期限から7年間。電子取引を行った場合も同様です。

青色申告書を提出した事業年度で欠損金が生じた場合は、帳簿書類の保存期間は9年間になります。平成23年12月の税制改正で青色申告書提出の事業年度の欠損金の繰越期間が9年間になったことが影響しています。

平成27年度及び平成28年度にも税制改正があり、平成30年4月1日以降開始の欠損金の生じる事業年度では、帳簿書類の保存期間は10年間に延長されました。税制改正が保存期間に影響を与えるため注意が必要です。

「紙」での保存方法

電子データによる帳簿も一旦印刷して紙にしなければなりません。ただし、保存期間6年～9年目の帳簿書類は一定の要件を満たしたマイクロフィルムでも保存できます。マイクロフィルムで保存する場合も一定基準を満たすマイクロフィルムリーダやマイクロフィルムリーダプリンタの設置が必要です。

「電磁的記録」で保存する方法

電磁的記録の保存方法では、最初に記録する段階からパソコンのような電子計算機で作成した帳簿書類が求められます。サーバを使用し電子データとして保存するのです。

領収書や請求書・契約書といった一定の書類に関しては、スキャナで読み取って電子データとして保存することが認められています。ただし、電磁記録での保存はパソコンやスキャナの使用に関わらず、保存開始日の3ヶ月前までに所轄税務署長に申請書を提出し承認してもらわなければなりません。

ファイリングのポイントは、まとめ方にある

書類整理におけるファイリングのポイントは、まとめることにあります。まとめ方も何を基準にしてまとめるかによっても変わるためコツが必要です。一定の基準に従ってまとめ、担当者で情報を共有すれば混乱しなくて済むでしょう。

たとえば、時間軸を基準にしてまとめる方法は有効です、取引日時でまとめられていれば、内容が不明瞭でも書類を見つけやすくなります。1年単位でまとめると、前年の書類をすぐに見つけられますし比較作業もスムーズです。

種類でまとめる

時間軸とともに、書類の種類と組み合わせてまとめるのもいいでしょう。時間軸に合わせるのと同時に、納品書や振り込み伝票と対応する請求書をひとまとめにします。支払形態や取引先ごとに分けるなど、誰が見てもわかりやすいまとめ方を意識してみてください。

ファイルを小分けにしすぎると分かりづらくなる

経理に関連する書類は小分けにしすぎると失敗します。よくあるのが、新しい書類が増える度にファイルを作ったのはいいけれど、結果綴じた書類が5枚しかないケースです。

分けたファイルが多すぎるのもよくないため、なるべくコンパクトにまとめておきましょう。ひとつのファイルの中で、ラミネートタブやインデックスラベルを使用すればわかりやすく小分けにできます。

専用ケースを用意して仕分ける

ファイリングする前の書類に関しては、専用ケースを設けるのがおすすめです。新しいファイルを用意するほどでもないが、処理は後にするようなもの、たとえば未払いの請求書を入れるといいでしょう。

即時処理が必要な書類と、1ヶ月後に処理が必要な書類が混ざってしまうと良くありません。後回しにする書類だけ専用ケースに入れておけばすっきり整理できます。

データの取扱いには要注意

保存が必要になるデータの中には、メールや管理画面によるデータだけの場合もあります。電子データにおいても法律的な保存義務があるため注意が必要です。使用していたツールを解約してしまうと管理画面にログインできなくなり、データをチェックしたくてもできなくなります。

電子データは、プリントアウトして紙での保存が必要です。税務調査をはじめ、第三者に見せるとき一度にプリントアウトするのも手間がかかります。紙に印刷したほうがいい電子データとしては、インターネットショッピングの購入履歴の明細、通帳が発行されないネットバンクの入出金履歴などです。ネットバンクでは、銀行によって2年前までしか遡れないところもあるため注意しましょう。