経理と総務を1人の担当者へ兼任させている

更新日：2025/07/29

多くの業界・会社で人手不足に陥っており、経理や総務のような重要な職務を兼任している方も少なくないでしょう。ここではそのリスクや実情を解説します。

総務と経理を兼任させることのリスク

業務の属人化

これは経理や総務に限らずですが、一人の担当者に依存して業務を行うことは非常にリスクが高いです。社内で何らかのトラブルが発生した場合や外部からの問い合わせがあった際、「担当者にしかわかりません」という状況に陥ってしまうことは企業として不健全・不透明です。本来、部署内で情報がきちんと共有され、しかるべき担当者・対応者が情報を必要に応じて把握できる環境が望ましいといえるでしょう。

担当者による不正

金融機関では概ね3年で担当者が異動になると言われていますが、これは顧客との共謀も含めた不正リスクを防止するためです。一人の担当者が独占的に業務対応をするということは、何らかの不正があった際にそれを発見・抑止する仕組みがないということです。特にお金に関する業務は不正が起きやすいことから、一人の担当者に依存しないようにする必要があります。

ヒューマンエラーの発生

人間は必ずミスをする生き物ですから、「ミスが起きない仕組みをつくる」もしくは「ミスが起こった時に発見できる仕組みをつくる」必要があります。一人ですべての業務を担っていてはこのチェック機能を働かせることはできませんから、最低でも2人以上で担当することにより相互チェックを行うことが望ましいです。

退職による対応

担当者がすべての職務を担ってしまっている場合、退職や休職が発生した際に大変な状況に陥ってしまいます。円満退職であれば後任への引き継ぎも対応できると思いますが、突然の退職であれば十分な引き継ぎ時間が確保できない可能性もあります。マニュアル化するなどして、属人化の解消に努める必要があるでしょう。

兼任がミスや離職につながる？経理担当者の実情

日常業務が回らない

経理担当者は日次処理のほか、月次集計や年次決算など多くの業務を抱えることになります。これに総務兼任となると、給与計算や備品管理などといった雑務もこなさなければならなくなります。そうなると経理業務は後回しになってしまうなど、日常業務が回らなくなる恐れがあります。

専門性を身につける余裕がない

経理業務を滞りなく行うためには専門知識に加え、税制情報のアップデートなどが必要になります。しかし総務兼任による繁忙状況に陥ってしまうとそれらの情報を収集したり勉強する時間が確保できない環境になってしまい、感覚に基づく自己流の処理がスタンダードになってしまう可能性があります。

精神的負担が大きくモチベーション低下

経理はお金や会社の儲けが絡む数字の仕事ですから、間違いは許されません。プレッシャーがかかる重要な業務ではありますが、成果が数字になって現れるような仕事ではないため担当者としては孤独感や不満を募らせてしまうかもしれません。評価されない、業務量が多いなどといった不満がモチベーション低下に繋がってしまうこともミスや離職に繋がりかねません。

経理・総務の兼任による問題はどう改善するべき？

業務の見直し

担当者が抱えている総務や経理の業務について、業務内容を洗い出し見える化を図りましょう。業務フローを図示できるとよりわかりやすいです。その中でムダだと思われる仕事、効率化できそうな業務を整理し、全体としての流れを整理します。場合によってはRPAツールなどの導入により、勤怠管理や経費精算などを自動化することも検討しましょう。最終的には効率化した業務内容に基づくマニュアルの作成を行い、誰でも正しく作業ができるように整理することが望ましいです。担当者としても業務における基準ができるため、今後のさらなる業務改善の役にも立つでしょう。

組織体制の見直し

シンプルに担当者を増やして総務・経理の担当を配分できるならそれが一番よいでしょう。しかし人的資源が潤沢にあるわけではない場合、なかなかそうはいきません。そんなときには定期的に人員配置を変える「ジョブローテーション」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。特定の人物に業務や負担が集中しないような環境を作ることができ、退職の発生や繁忙時期におけるヘルプ対応などが可能となります。

経理・総務をアシストするシステム導入

ExcelやWordなどを使用して手作業で集計などを行っている場合、そのやり方そのものの変更を検討しなければ忙しい業務状況は変わらないでしょう。近年ではクラウドで利用できるソリューションなども多く登場していますので、経理業務や総務業務をアシストできるシステムを導入して自動化することも効果的です。中には補助金を使って導入できるようなものもあります。

経理のアウトソーシングを依頼

経理担当者の負担をダイレクトに減らすためには、対応している業務をそのまま外注するアウトソーシングが効果的です。ただし外注先への資料・情報提供や問い合わせ対応はしなければいけませんので、どういったフローで業務がこなせるかをしっかり検討しなければ、かえって手間が増えてしまうことにもなりかねません。実績が豊富なアウトソーシング先であれば資料提供や問い合わせなどスムーズに進められるため、選ぶ際には実績の有無も確認しておきましょう。