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経理で押さえておくべき「予実管理」とは

予算と実績を管理する「予実管理」は、企業経営において重要な業務の一つで、予実管理ができなければ、経営に支障をきたしてしまうこともあります。ここでは予実管理の方法や手順、ポイントについて分かりやすく解説します。

予実管理とは?

企業の予算と実績を比較し、分析することで予算の到達具合、将来の課題などを明確にすることを予実管理と言います。予実管理が適切に行われていれば、次期の予算を立てる際により現実的な数値を出すことができ、よりよい企業運営に貢献できるでしょう。

予算と実績を管理

ほとんどの企業が年間目標を立て、その目標を達成するための企業活動を実施していきます。当然予定通りの実績に繋がらないことも多くあるわけですが、そのまま強引にすすめていくと予算と実績とが大幅に乖離してしまうことに。こういう場合に重要なのが予実管理です。予定よりも利益が少ない場合にはその原因を追究し調整を図っていくなど、予算と実績の調整を行います。

予算の執行管理

予算が発生する前の時点で、予算申請された金額が予算内に収まっているかどうかをチェックするのも予実管理の一つです。このチェックがなければ、予算を大幅にオーバーする可能性も高くなり、運営にも影響を及ぼしかねません。また予算をオーバーしている部署などがあれば、その原因や対策を検討していくことも重要な役割になります。

管理会計のひとつ

通常、会計管理は財務会計・管理会計の2つに分けられ、予実管理は管理会計の一つに当てはまります。管理会計とは売上やコスト、利益の管理を分析し、社内用の会計資料を制作すること。公的な決まりはないため自由に行うことが可能で、社内向けの事業計画、経営方針などの分析・決定の材料になります。

一方、財務会計は帳簿の記帳などの業務が主となり公的文書を制作するケースが多いため、公的な決まりに則らなければなりません。

予実管理の方法

予実管理にはトップダウン・ボトムアップの2つの方法があり、その2つの方法を上手く組み合わせながら行うことが大切です。

トップダウンとは

トップである経営陣が予算を立案し、その内容をダウン(現場)に伝達する方法がトップダウンです。トップダウンを行うことで予算をスピーディーに作成でき、スムーズな経営を実現できます。しかし経営陣の意向で予算の決定が行われるので、従業員のモチベーションが低下する、負担が大きくなるなどのデメリットもあります。

ボトムアップ

ボトムとなる現場で考えた各部門の予算を合算し、企業としての予算を決める方法です。トップダウンとは真逆で、意見をまとめることに手間・時間がかかってしまい、予算の作成に余計な時間がかかることも。しかし現場の意見を取り入れる方式のため従業員のモチベ―ションが高くなり、目標達成のために一致団結できるメリットもあります。

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予実管理の手順

設定

予実管理を実施するためには、はじめに予算の設定を行います。トップダウンまたはボトムアップの2つの方法から、上手く予算を立案していくことが重要です。

実行

次に、予算に基づき管理を実行します。年間の予算を月ごとに割り振っての予算目標も作成。さらに週ごと、日ごとの管理を実施し、目標に対する進捗を評価していきます。

分析

予実管理を行う上で、一番重要になる部分が分析です。月ごとの決算書を作り、数値を比較していく方法が一般的で、数値に大幅にズレがないかをチェックしていきます。もしズレがあれば、その要因が外部のものなのか内部のものなのか原因を把握しつつ予算・目標修正を行います。定期的に分析し、その都度評価することで予算の大幅なズレが起こるのを防げるでしょう。

予実管理を行うポイント

予実管理は経営にも影響を及ぼしてしまうほど重要な業務です。ここでは予実管理を行う上でのポイントを押さえましょう。

定期的に行う

基本的には1ヶ月ごとに予算と実績の差を分析することが中心となります。定期的に行わなければ、予算と実績のズレが大きくなる原因となってしまうため注意してください。

分析を徹底的に行う

なぜズレが発生したのか分析することも重要です。原因を把握することによって適切な対策を見つけられ、次回の予算の作成にも役立ちます。

予算の修正を行う

3ヶ月ごと・半期ごとなどのタイミングで、予算のズレが大きい場合には予算の修正を行いましょう。理想的な数値になるように予算を再度設定し直し、現実的な予算へと修正を続けます。予算の達成・未達成でチェックするのではなく、なぜ達成できたか、或いはなぜ未達成だったかを適宜分析し、課題を抽出することが予実管理を行う上で重要です。

予算の項目を細分化する

予実管理を行う際、予算の項目を細分化することも大切なポイント。細分化することにより、予算と実績に大きなズレが出た際も原因を追求しやすくなるほか、対策も講じやすくなるでしょう。

細分化し過ぎても見にくい資料になってしまうので、あくまでも管理者が予算・実績を把握し分析しやすいように設定することが重要です。

予実管理で失敗しやすいポイント

せっかく予実管理を行ったとしてもうまく経営に反映できないケースもあります。失敗しないためにも、予実管理で陥りやすい失敗しやすいポイントをまとめました。

小さなズレに目が行きやすい

予実管理を始めると、どうしても小さなズレに目が行きやすくなってしまう場合があります。詳細に分析することが目的となってしまい、全体の把握でなく細微なところに時間をとられてしまうパターンです。

予実管理は、あくまでも経営の改善を図るのが目的。ズレがあった際の対策を考え、実行するようにしましょう。

予算を低く設定してしまう

目標を達成するために予算を少なく見積もってしまうケースがあります。経営者の方針にもよりますが、成長段階の組織であれば、適切な理由とともに予算を高く見積もっても構わないでしょう。

予算にこだわってしまう

実績が予算に届かないと分かれば、強引に予算を達成させようと必死になってしまうことも。しかし目標を達成するために強引に業務を押し付ければ、従業員にとって大きな負担に。結果不正行為につながってしまうリスクも否定できません。予算と実績に大幅なズレがある場合、その原因は予算が現実的ではないケースもあるため、まずは予算が現実的な数値であったか確認し、修正を検討するようにしましょう。

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