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経理体制をもっと改善したい

経営者が主導して経理体制を改善すれば業績アップにもなる

このページでは現状よりも業績をアップさせるために経理業務の見直しが不可欠であることと、経理代行を利用することで改善できるポイントを紹介します。

中小企業にありがちな経理業務に関する課題や問題

経営者にとって経理で取り扱う数字は非常に重要なもので、企業規模を問わず、本来は正確かつスピーディーに業務が回っていなければなりません。

ところが、多くの企業で経理業務に課題や問題を抱えているのが現実。中小企業にありがちな経理業務の課題や問題について、主なものを紹介しましょう。

経営者なのに経理業務を正しく理解できていない

これは経理業務に限ったことはありませんが、自ら創業して精力的に活動するような経営者は、バックオフィス業務と呼ばれる事務的作業に疎い人も少なくありません。

ところが、会社を経営する上で数字に弱いことは大きなマイナスでしかなく、経営者が気づかないうちに経営状況が悪化してしまっては救いようがないのです。

自社の経理業務の実態をあまりよく把握していない

社内にきちんと経理担当者がいたとして、経営者に経理の知見がないと、その担当者や担当部署にお任せになってしまう傾向があります。

経理業務にミスやムダはないのか、数字の読み方に誤解はないのか、そして自社の経理担当のスキルは確かなのか、経営者として把握していないことは大問題です。

経営判断をする際、経理・財務資料を活かしていない

新規ビジネスへの取り組みはいうまでもなく、新人を採用する場合など、経営者は常に財務状況を元にして都度判断をするもの。その際、数字を集計した資料だけでなく、レビューなどちゃんとした分析があってこそ、経営判断に役立つ情報となるわけです。

経理業務が内製化で回っていると思っていても、それを読み解くことができないと大きな損失につながります。

経理業務の作業量が膨大で、業務改善まで手が回らない

経理の業務は毎日の取引の仕分けや従業員の給与計算といった月次業務、年次業務の決算書の作成など、多岐にわたり作業量が膨大です。さらに、どの企業も直接的な利益を生む部署ではないこと、担当者の努力で何とかなっていることを理由に、人員増員がされにくく業務改善が進んでいないことも現状です。
専門性の高い膨大な量の業務を少数精鋭でこなしていく経理業務は、今まで築いてきた仕事のやり方を変えること自体がなかなか難しいものでしょう。業務改善に取り組むことで、起こるかもしれないリスクを考えると、一歩を踏み出せずに日々の業務に忙殺されて手が回らない、というのが現実なのです。

経理業務が属人化しやすくなっている

経理業務は専門性が高く、簿記のスキルが必要なため、担当替えが難しいです。人材は常に不足していて、担当者が少ないところも課題のひとつ。人材が不足していることにより、業務をチェックする人が少なくなり、特定の人に頼りきりになってしまう属人化が進みやすくなります。独自の自社ルールができやすい経理業務を属人化してしまうと、スムーズにいっているように見えても業務は非効率のままで変わりません。結果的に経理業務が不透明になり、さらに担当者の退職によって、業務に穴を埋めることができなくなるという大きな損失が起こるリスクがあります。

人材が不足している可能性

そもそも経理業務を担当する人材が不足していたり、少人数制の経理チームを構築していたりすると、従業員の離職や休職などで突発的に人員不足が発生した時に対応できず、経理業務が回らなくなります。

また、少ない担当者で成立している業務部門では、普遍的な業務マニュアルでなく個々人が独自の作業の仕方で進めている場合もあるでしょう。

専門知識やスキルが必要

経理業務には専門的な知識や経験によって磨かれるスキルが重要になることもあります。その結果、経理業務について正しく理解していない人では、問題があっても速やかに気づくことができず、トラブルが起きた際も後手に回ってしまいがちです。

ミスが許されない重要な業務の改善が後回しになっている

経理業務は、お金を扱うという重要な業務を行っています。お金に関するミスは、単純に会社に損害を与えるという事だけでなく、取引先との信用や、税務調査などで指摘を受けると社会的信用も失うことになります。常にミスが許されない中、多くの業務を抱えて仕事を進めていく必要があるため、業務スピードも落ちて効率が悪くなります。
ルーティンワークの多い業務に思われがちですが、税法や社会保険などの変更は意外と多く、その都度勉強が必要でし、会社内でもイレギュラーな出来事に、都度対応しなくてはなりません。また、他部署に合わせて調整することも多く、正確にかつスピーディーに経理業務を行うというのは想像以上に大変な業務と言えるでしょう。業務を改善できずにいることが、一番の問題点であり改善すべき課題だと言えます。

業務改善によって得られる効果とメリット

経理担当者の作業負担の軽減

経理業務には単純作業から複雑な処理まで様々なものがあり、担当者にとっての業務負担は決して小さくありません。そのため、業務改善によって作業を効率化し、作業時間の短縮や作業量の軽減が実現すれば、従業員の精神的・肉体的負担を和らげることも可能です。

ヒューマンエラーの予防

経理担当者の作業負担が軽減すれば、それだけ一つの作業へ向けられる担当者の余裕が拡大し、ミスをするリスクを減少させることにもつながります。また、ITツールや専門ソフトなどを活用して、計算などの単純作業を効率化することで、計算ミスといったヒューマンエラーの根本的な予防を目指せることも重要です。

経理業務のコスト削減

業務改善のために必要な初期投資が発生したとしても、結果的に業務効率が改善して担当者の労働時間や紙データの支出などを削減することができれば、費用対効果は高まっていきます。

業務改善では短期的な観点からコストを分析するだけでなく、長期的な効果やコストメリットなどを考慮して、総合的に判断することが大切です。

経営戦略をスピーディに実現する

経営者や担当者が経営戦略や事業戦略を考案しても、それを実際に進められるかどうか、事業の要となるのが経理です。

業務改善によって経理作業の効率化を行い、どんな場面でも迅速に業務をまとめられる環境が整えば、それだけ経営戦略を下支えする土台も強固になっていきます。また、月次決算などの業務が早期に完了すれば、経営戦略を進めた効果や影響を分析する機会も早まり、さらなる戦略について迅速に判断することも可能です。

業務改善の準備

経理業務は専門性が高く、誰でも行えるものではありません。そのため、人手を簡単に補充できず、常に人手不足の状態でミスの許されない業務を担っているだけではなく、オーバーワークによってミスが生まれやすくなる根源でもあります。しかし、予算実績差異分析や業績予測をやってもらいたいと願う経営者は多いく、実際はそこまでなかなか手が回ってないことが現実。
最適な人数で効率よく業務を行っていくためには、出来る限り経理業務の無駄を省く必要があるでしょう。ここでは業務改善を行っていくにあたっての準備について解説していきます。

業務を可視化する

経理業務の改善は、今行っている業務をすべて洗い出すことから始めます。「誰が、いつ、何をやっているか」が見てわかるように可視化することによって業務の属人化を防ぐことができます。「何をやっているか」の部分に、作業量を数字化した項目を加えておくのも良いでしょう。例えば、2人で合計4時間かかる作業であれば、「8」と記入するといったように追加するのです。この作業によって、経理業務全体で行っている工程数が可視化され、業務改善をした場合の変化も、一目でわかり取りかかりやすくなります。

問題点を明確化する

業務を可視化していく中で、このような項目が上がってきませんでしたか?

これらは、業務が属人化してしまっていることの多い経理業務では多く見られます。他部署との連携がとれてなくて、重複作業が生じていたり、そもそも改善を意識せずに、昔からの業務をそのまま引き継いで行っていたりする場合も。問題点の明確化は、次に解説する「ECRS(イクルス)の原則」でも肝になってきます。

経理の業務改善はECRS(イクルス)の原則で

経理の業務改善を進めていくにあたって「ECRS(イクルス)の原則」という業務改善手法を理解しておきましょう。経理改善は、「順番が9割」と言われています。「業務の可視化」「問題点」が出そろったところで、何から手を付けるかが大事なポイント。ECRSの原則は、主に製造現場で業務効率化のために編み出されたものですが、経理、営業、サービス業などにおいても応用できる考え方です。
ここでは、「ECRSの原則」から、経理改善の順番について見ていきましょう。

ECRSの原則は次の4つで構成され、経理改善は、この「E→C→R→S」の順番で検討していくことが重要です。

     
  1. E:Eliminate(なくせないか)
  2.  
  3. C:Combine(一緒にできないか)
  4.  
  5. R:Rearrange(替えられないか)
  6.  
  7. S:Simplify(簡単にできないか)

1.E:Eliminate(なくせないか?)

ムダな会議・ムダな報告・ムダな資料・ムダなチェックなどはないでしょうか。他の業務に支障がないのであれば、なくしてみましょう。コストをかけることなく進めることができるため、「改善した」という実感がわきやすいポイントです。

2.C:Combine(一緒にできないか?)

似たような業務を、複数の方が別々に行っている中で一緒にできるものや、まとめてできるものはありませんか。例えば、個別に資料配布していたものを一括メール送信で配布したり、定例の会議をまとめて会議の回数を減らしたりすることも、すぐにできる業務改善になります。

3.R:Rearrange(替えられないか?)

Rearrange(入替)とは、経理業務の順番(工程)を入れ替えたり、経理業務を行う場所や担当者を替えたりすることを指します。経理の問題点は、専門性が高く属人化しやすいこと。一人に頼りきりになっている業務は、担当者が退職してしまった場合に経理業務がストップしてしまうリスクにつながります。例えば、記帳処理や給与計算といった業務を、外部の専門会社にアウトソーシングということも、経理改善の一つの方法となるでしょう。

4.S:Simplify(単純にできないか?)

現状の経理業務を、もっと単純にすることは可能でしょうか。例えば、よく使う書類は、あらかじめテンプレートを作成しておいたり、最新のITツールを活用したりすることがあげられます。ITツールなどの導入には、コストもかかりますし、慣れるまで負担に感じることがあるかもしれません。しかし、劇的な経理業務の改善が期待できるため、費用対効果をシミュレーションした上で、ぜひ検討してみたいところです。

業務改善のポイント【部署】

問題点に気が付く

業務改善で大切なのは、すべてを一度に変えることではありません。業務を可視化することによって、業務全体を客観的に見ることが重要。効率の悪い部分や問題点というのは、忙しく日々の業務を行っていると意外と気が付かないものです。問題点を明確にすることが、業務改善の第一歩になります。

すぐできることはすぐにやる

すぐに導入できることに関しては、すぐできることがポイントです。ECRS(イクルス)の原則でも、いくつか具体例を挙げましたが、キャッシュレス化もその一つと言えるでしょう。現金の扱いは、余計な人件費と時間がかかります。法人カードを活用して、キャッシュレス化することによって現金管理の手間が省けますし、経理業務の効率化につながるでしょう。

紙ベース依存からの脱却

紙の書類を使って作業を行うと、紙を印刷したり必要事項を記入したりするための手間が発生し、印刷費や紙代といったコストもかかります。また、紙が汚れたり、紛失したりして作業へ悪影響を及ぼすこともあるでしょう。

経理のIT化・データ化で紙ベース依存からの脱却を実現できれば、業務上のリスク軽減やコスト削減へつなげることができます。

適切な領収書の管理で業務を効率化

領収書などの必要書類を整理して管理することは手間のかかる作業です。

例えば1日の領収書を封筒へ入れて区別したり、保管場所を決めて週単位でまとめたりしておくことで、日常作業を簡略化できるようになります。

ミスが起こりにくい労働環境の構築

社内の労働環境に問題があり、ストレスの多い職場であれば、経理担当者のミスも発生しやすくなるでしょう。

業務環境を改善してストレスを和らげることで、業務リスクが軽減され、よりストレスのない職場を叶える好循環が生まれやすくなります。

業務改善のポイント【会社全体】

ミスをなくすためのITの活用

経理システムをはじめとするITツールを活用することにより、入力・計算の作業を自動化できます。 自動化によって経理作業者の工数が減り、負担が少なくなるでしょう。ITツールによる正確な計算も、ミスの減少にもつながりますし、余裕ができたことによってケアレスミスも少なくなります。

経理代行への外注

業務の洗い出しを行う時に、外注できる業務をピックアップしておくと良いでしょう。今すぐは無理でも、体制が整い次第すぐに外注できる準備をしておくことで、将来的にスムーズに移行ができます。
また、経理担当者の確保が難しい場合、外部の経理代行企業に委託してしまうという方法もあります。 人材不足の解消はもちろん、必要に合わせてプロのアドバイスを聞きながら、業務改善を進めていくこともおすすめです。

会計ソフトの活用

会計ソフトにはクラウドソフトなどのようなITツールの他にも、社内サーバで運用するオンプレミス型のシステムや、パソコンへシステムをインストールするパッケージ商品など様々なものがあります。

各ツールの機能やコストといった特徴を比較検討した上で、自社にとって最適な会計ソフト・経理システムを導入することで、業務改善を進めることが可能です。

法人カード(法人クレジットカード)の活用

従業員へ法人カードを渡しておけば、経費や支払い内容についても一括して管理できるようになります。

デュアルディスプレイの活用

経理業務ではマルチタスクでの業務が行われることも多く、デュアルディスプレイなど複数の画面を利用すれば、いちいち画面を切り替えたり情報の確認をやり直したりといった手間を削減することが可能です。

社内で業務フォーマットを統一する

部署ごとに異なる書類のフォーマットを使っていたり、それぞれが勝手な業務フローを採用していたりすれば、改めて全てをまとめ直す作業が必要になります。

ミスを防いで、業務効率を改善するためには、情報の一元化や統一フォーマットの採用が重要です。

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中小企業にとって経理業務を内製化することの難しさ

本来、優秀な人材を揃えて経理業務を内製化できるのが理想ではありますが、そう簡単にはいかない理由も理解しておく必要があります。

法律やシステムなど最新情報をキャッチアップするのは難しい

経理業務に関連する法律改正や最新のIT技術を使ったソリューションなど、中小企業の経理部門で常にキャッチアップしていくのは容易ではありません。一般的に、社内スタッフに求めるのは事務作業であり、より専門性の高い業務は結局、外部にアウトソーシングすることになります。

業務改善の見極めが難しい

複数企業の経理部門で経験を積んだスタッフでもいれば話は別ですが、経理業務の見直しや改善をしようと思っても、内部の人間だけではどこにムダがあってどう変えればいいのか、気づきにくいもの。そのため、作業効率が悪化していても経営者が知らずにいるケースも珍しくありません。

経理代行にアウトソーシングすることで改善されるポイント

経理業務の効率化や充実化を目指す経営者向けに、経理代行にアウトソーシングすることによる改善ポイントをまとめてみましょう。

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