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経理業務のミスを減らす方法とは?

経理業務で起こりやすいミスを防ぐ方法とは?

経理の業務は膨大な数字を扱う場面が多いため、ミスが起こりやすい業務だといえます。しかし、小さなミスが企業全体の損失につながることも理解しておかなければなりません。こちらでは、経理業務で起こりやすいミスとその対策について、詳しく紹介しています。

ミスが起こる原因を特定する

経理業務に限らずどんな仕事でもミスは起きます。特に経理は膨大で細かな数字を扱う仕事であるため、ミスは起きがちです。しかし、ミスが起きるのは当然だと思考停止をすればミスは減るどころか多くなる一方。ちょっとしたミスが全体に悪影響を与えて、数百万、数千万、数億円単位のずれになれば大混乱です。

ミスを減らすには普段から注意は必要ですが、完全になくなるわけではありません。その前提に立ってどんなミスが起きやすいのか、客観的に理解しておくのが重要なのです。

経理業務で起こしやすいミスとは

経理業務は注意していても起きやすいミスがあります。知っておけば普段から自然と意識するようになるでしょう。その結果、ミスを減らせるのです。

入力ミスは起きやすいミスです。100を1,000と見間違えたり、1234と打ったつもりでも見返してみると1243だったり、勘定科目に別科目の数字を入れてしまったりするのもよくあるミスです。

仮請求書と正式な請求書が別々の取引だと勘違いして二重計上になる、貸方と借方を逆に入力してしまうのも起こりやすいミスだといえるでしょう。小さなミスも度重なると、結果の数字も無茶苦茶なものになるものばかりです。普段から意識しておけばミスを減らせるでしょう。

経理のミスを減らすための具体的なポイントとは

起きやすいミスを注意できていても、完璧に避けられるものでもありません。集中したくても時間がない、プライベートで気がかりなことがあるなど複数の要因で集中力が切れてミスは起きます。

そのため、ミスは起きるという前提に立った対策を考えてみましょう。たとえば、一人ではなく複数人の間でミスがないかチェックする体制を整えるのです。チェックリストの作成やルールの構築とともに、チェック時の流れを特定の担当者以外の誰がしても同じくできるようにマニュアル化しましょう。

単純に複数人でダブルチェックをすれば、誰かが見落としてもほかの人がカバーできます。忙しく経理の人数が少ない状況でも、ほかの部署の人にサポートしてもらえます。外部の専門家にチェックしてもらうことも有効でしょう。

見直しを習慣化する

「見直し」を習慣化するのも大切なことです。ルールやマニュアル、複数人のチェック体制を構築しても責任感を放棄してはいけません。入力や作成書類を意識して見直してください。電卓での計算を一度で終わらせるのではなく、二回程度行う慎重さを持ちましょう。

経理業務を効率化させる

経理業務を効率的にし、スムーズにすることはミスを回避する方法のひとつです。無駄な作業が増えれば、集中力が切れ、経理業務に使える時間も減って慌ててしまい、結果ミスにつながります。経理業務を効率化させてスピードアップできれば、見直しやチェックにかける時間も余裕を持って確保できるのです。

準備段階では業務フローを洗い出し、ムダな作業がないかチェックしましょう。同じような業務があれば集約化し、まとめてしまえば効率化できます。そのうえで業務のマニュアル化とスケジュールを構築すれば、担当者以外も経理業務を把握できるのです。

必要資料を分類してムダな作業を減らす

経理業務の効率化のために、事前にやっておきたいことが「資料を分類してまとめること」です。業務中に必要資料がどこにあるのかわからないと、ムダに時間が過ぎるだけになってしまいます。よく使用する資料をまとめて分類すれば、探す手間も時間も省けます。

分類方法も、ラベルやバインダーを活用すれば、経理担当者以外でもわかりやすくなるでしょう。ほかにも、紙の資料ばかりではなく会計ソフトや経費生産システムなどを活用してデータを電子化すれば、資料探しも簡単になり業務全体の効率化を図れます。

ミスがあっても慌てず冷静に対処する

経理業務上でミスの対策を行っていてもミスが起きるときは起きますが、そのような場合は落ち着いて対処するようにしましょう。ミスが起きたときを想定して事前に対策を練っておくことが大切なのです。

怒られるのがイヤで隠そうとしたり、誰かのせいにしたり、言い訳ばかりにしたりしても意味はなく、評価を下げるだけではなく会社全体のピンチにつながるかもしれません。そうならないよう、対策を練り大きな問題に発展しないシステムを構築するのが重要なのです。

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