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クラウド会計ソフトは本当に安全?

クラウド会計ソフトのセキュリティを考える

このページでは、個人はもちろん中小企業でも導入が進んでいるクラウド型の会計ソフトについて、その特徴やメリット・デメリット、また、気になるセキュリティ対策などについて解説します。

クラウド会計ソフトの特徴

会計業務を行う上で、フリーランスなどの個人事業主はもちろん、法人であってもその規模にかかわらず、「経理ソフト」を活用することは、当たり前になっています。コンピューターで会計管理を行うために開発された「経理ソフト」は、スタッフに仕訳をはじめとする会計知識がなくても、経理業務を行えるようにサポートをしてくれます。それに、なにより効率的なのです。

そんな経理や会計に使われるソフトですが、近年では、クラウドサービスを活用した「クラウド会計ソフト」の導入がますます進んでいます。

例えば、経理ソフトとしては業界大手のひとつである「弥生会計」ですが、従来のようにCD-ROMなどをコンピューターに読み込ませてダウンロードして使うソフトの販売のほかに、「弥生会計オンライン」といった、webサービスを活用した会計業務の支援システムをリリースするなど、クラウド会計のサービス展開へとシフトしているのです。

クラウドサービスへの移行は、会計ソフトだけの流れではなく、そのほかの様々なビジネスシーンにおいても、もはや主流になりつつあります。クラウド型のシステムであれば、インターネット環境とシステムに対応している端末さえあれば、どこからでもシステムを使用できますし、従来のインストール型のシステムでは不可能であったような、様々なメリットがあるためです。

しかしその一方で、会社の売り上げといった数字を扱う経理業務を、インターネット上に設置されたシステムで行うことに対しては、不安の声もあるでしょう。

そこで次は、「クラウド会計」のメリットやデメリットについてみてみましょう。

クラウド型ならではのメリットは?

クラウド型のメリットは、どのようなところにあるのでしょうか?まずは、クラウド型のサービスならではのメリットについて確認しましょう。

まず、会計ソフトがクラウド化することで得られるメリットは、「経理ソフトをコンピューターにインストールする必要がなくなる」ということです。つまり、コンピューターを買い替えるたびに、ソフトを新しいコンピューターにダウンロードする作業は必要ありません。

その際、仮に使用するOSを変更しても、従来のように「Windows用」か「Mac用」かで、会計ソフトそのものを買い換える必要もありません。それどころか、クラウド会計ソフトであれば、コンピューターだけでなく、スマートフォンやタブレットなどからも利用できます。これにより、例えば、社外にいても試算表をすぐに確認できる、といった便利な機能を使用できるのです。

最近ではテレワークやモバイル端末を活用した働き方も増えていますから、「コンピューターにダウンロードしなくてもよい」というメリットは、このように様々なシーンでプラスに働きます。

さらに、経営にとって必要不可欠なデータが入力されている「会計ソフト」ですが、従来のインストール型であれば、「コンピューターがクラッシュしてしまうと、同時にデータも消えてしまう」というリスクが当たり前のようにありました。これでは、データが確認できなくなることはもちろん、経理の仕訳や記帳の作業も最初からやりなおすことになってしまいます。

一方、クラウド型のソフトであれば、データは、個々のコンピューターではなく、クラウド上のサーバーに自動的にバックアップされているため、消えてしまうことがありません。データは運営事業者が管理するデータセンターに記録されており、バックアップ体制も整っているため、個々のコンピューターの状態にかかわらず、安全に保全されているのです。

クラウド会計ソフトのメリットは?

次は、クラウド会計ソフトならではのメリットについて触れていきます。

従来のインストール型の会計ソフトであれば、消費税をはじめとする税制の改正があった場合に対応できない、または対応させるために手動で設定を変える必要がありました。

一方、クラウド型の会計ソフトであれば、webを通じてシステムの提供元が自動で最新のバージョンにアップロードしてくれます。これは、税制の改正に対応しやすいことはもちろん、便利な機能がつねに追加される、ということでもあります。

さらに従来のインストール型のソフトでは不可能だった、クラウド会計ソフトならではの機能として、「データの自動取込」機能があります。クラウド会計ソフトには、銀行口座やクレジットカードなどの明細をはじめ、請求書などのデータを、人工知能(AI)が自動的に仕訳し、さらに帳簿反映までしてくれる機能を持つソフトもあります。データを手入力しなければならなかった従来のソフトと比べ、飛躍的な進化と言えるでしょう。しかもAIであるため、作業を行えば行うほど、自動学習機能により、会社の経理業務の特徴に合わせた仕訳などを行ってくれるようになります。

実際、クラウド会計ソフトを導入することで、「経理の手間を大幅に削減し、本業に集中できるようになる」とも言われています。記帳の処理や仕訳の作業には経理上の知識が必要ですが、そういった会計知識がないスタッフでも作業を行えるようになるからです。

クラウド会計ソフトのデメリット

このように、従来のインストール型の会計ソフトと比べれば、飛躍的なメリットがあると言えるクラウド会計ソフトですが、一方でデメリットやリスクがあることも考えられます。それは、例えば下記のようなものです。

クラウド会計ソフトのデメリット

クラウド会計ソフトのデメリットとしてまず挙げられるのは、コストの問題です。クラウド型のサービスは、基本的に定額の月額制(または年額制)で使用料を支払う料金形態になっていますが、利用が長期にわたれば、インストール型の会計ソフトよりも使用料が高くついてしまいます

もちろん、補って余りあるメリットもあると言えますが、将来的に使用料の値上げがあった場合などを考慮するのであれば、大幅な値上げがあったとしても会計ソフトを簡単には変えられない可能性もあり、そのリスクは念頭に入れておいたほうがよいでしょう。

また、クラウド型のサービスについて懸念があるのは、データの喪失です。既に述べた通り、クラウド型のシステムにおいてデータは、個々のコンピューターではなく、運営企業のデーターセンターに保存されます。コンピューターが壊れたり故障したりしても、データは保存されています。

しかし、「運営会社のサーバーに何らかの障害が発生したり、災害等によって物理的に壊れてしまった場合、データが喪失してしまうのではないか?」というリスクは、当然考えられるものでしょう。

こういったデータの喪失に関するリスクについては、クラウド型のサービスについて、「それらのほとんどでまず問題はない」と言うことができます。もちろん、「100%安全」とは言い切れませんが、個々のコンピューターにデータを保存するよりもずっと安全なのです。

クラウド会計ソフトの運営会社は、データーセンターの保存体制をが徹底されています。大手のクラウド会計ソフトはまず定期的にデータの自動バックアップを取得しているので、もしデータが何らかのトラブルで喪失してしまっても、バックアップデータから失ったデータを取り戻せるように対策されています

さらに、災害などの物理的な損壊に備えるために、複数の場所に物理サーバーを設置して多重的に保存しています。もしも火災や地震が発生しても、他の遠隔地にあるデーターサーバーからデータのバックアップを行うことができるのです。

こういったデータの保全対策を行っているクラウド型の会計ソフトですから、個々の企業が自社でデータの管理を行うよりもむしろ安全性が高いと言えます。

もちろん、企業の外部のサーバーにデータを保存することにどうしても不安があるのであれば、自社のコンピューターサーバーにもクラウド会計ソフトのデータを保存することは可能です。データの喪失に懸念がある場合は、どちらにも手をうっておけば、それ以上の対策はもはやないと言えるかもしれません。

公的機関のクラウドとは?

経理業務は会計のクラウド化が進んでおり、業務内容は従来の入力作業から、自動記帳された仕訳を確認する作業へ移行しています。今後は国内の各省庁をはじめとする公的機関のクラウド化の加速が予測されるため、企業のクラウド化はますます必要になるでしょう。

クラウド化している公的機関の行政サービスで、経理業務と関連のあるものをみてみましょう。

総務省は、電子申請や届出、公文書のダウンロード、手続き方法などが検索できる「e-Gov(電子政府の総合窓口)」の機能を、今後も充実させる方針です。

クラウド会計ソフトのセキュリティ対策は?

会計データをクラウド上のサーバーに預けることには、もうひとつの不安があります。それは、「会社の売上といった重要な社内機密データが、社外のデータサーバーから外部に漏洩してしまうのではないか?」というセキュリティ上の懸念です。「クラウド会計ソフトの管理会社がハッキングにあうことで、自社の会計データまで流出してしまうのではないか?」という事態は、十分考えられるでしょう。

もちろん、クラウド会計ソフトの運営会社は、データ通信の暗号化をはじめ、様々なセキュリティ対策を行っています。そのセキュリティ水準は、金融機関のデータ通信と同レベルと言われるほど。ハッキング対策のセキュリティも高いため、データがハッキングにより流出してしまうリスクは、そこまで高くはありません。

会計データが喪失してしまうリスクと同じ考え方になりますが、会計データの流出についても、クラウド運営会社なら、自社でセキュリティ対策を行うよりも高いレベルで、セキュリティ対策を実施しているので、自社で管理するよりも安全であると言えるのです。

データ通信のハッキングと同様、クラウド会計ソフトの運営会社に泥棒や空き巣が侵入するリスクについても、同様の考え方ができます。

クラウド会計ソフトの運営会社の社員が、データを不正に外部に流出させてしまうリスクも考えられますが、基本的にデータ通信を取り扱う企業であれば、社員のアカウント権限などを管理しています。データを柔軟に取り扱いできる社員はごく限られており、そういったポジションには責任ある社員が配置されています。「クラウド運営会社から自社の会計データが漏洩することは絶対にない」とは言い切れませんが、いずれも「自社で管理するよりリスクは低い」と考えることができます。

口座の取引明細などの流出リスクは?

クラウド会計ソフトならではのメリットである、自動取込の機能には、リスクはないのでしょうか?自動取込の機能を使えば、銀行口座の取引明細やクレジットカードの支払い明細などと連携して自動的に仕訳や記帳を行ってくれます。

しかし、こういった銀行口座やクレジットカードの情報をクラウド会計ソフトと連携させることで、流出のリスクはないのでしょうか?

こうした懸念について、インターネット通信を活用したネットバンキングのシステムについてみてみれば、解消されることでしょう。

まず銀行口座や取引明細が流出するリスクですが、現在のネットバンキングでは、お金の入出金に関する取引には「ワンタイムパスワード」が必要な設計になっています。万が一銀行口座の番号やネットバンキングのパスワードが流出してしまったとしても、銀行側の「ワンタイムパスワード」が流出する可能性はないため、入出金に関する被害が発生することはありません。

クレジットカードについても同様に、カード番号が漏洩する可能性はないと言えます。というのも、クラウド会計ソフトが自動取込に用いるのは、カードの利用明細を照合するために必要なIDとパスワードだけだからです。

このように、銀行口座やクレジットカードの情報流出についても、現在のネットバンキングは安全なセキュリティ対策が行われていることがわかります。

クラウド会計ソフトを選ぶポイントは?

このように、便利で信頼できるクラウド会計ソフトですが、その一方で、実際に導入した企業には、「導入はしたけれどうまく運用できなかった」といった声も少なくないようです。そこで最後に、クラウド会計ソフトを選ぶポイントについて、簡単にみてみましょう。

クラウド会計ソフトを選ぶポイントは「自社の経理業務にマッチしたシステムを選ぶこと」です。具体的には、自社の業種とあうソフトかどうか、自社の経理業務に用いている銀行口座に対応しているかどうか、さらに外部の税理士にも対応可能なものかどうか。これらの確認が不十分なまま、クラウド会計ソフトを導入すれば、業務の効率化はおろか、かえって経理業務が複雑になってしまう可能性もあります。

まとめ:経理代行サービスも活用してみよう

このページでは、クラウド会計ソフトのメリット・デメリットをはじめ、自社の会計データを扱う会計ソフトをクラウドのサーバーに預けることのリスクについてみてきました。会計データの喪失や流出のリスクについて言えば、いずれもデータ上のリスクはゼロではないにせよ、自社で行うデータ管理よりも高いレベルでセキュリティ対策が行われているため、ある程度は信頼できると言えます。

しかし、クラウド会計ソフトが便利だからと言って、導入すれば必ず成功する、というわけではありません。既に述べたように自社の経理業務にあっていないソフトを選んでしまうこともそうですし、クラウド会計ソフトに入力すべきデータに洩れがあったり、

また、そもそも経理業務には、お金が動かない記帳などの知識も必要になります。このような場合、クラウド会計ソフトだけに頼らず、会計業務のプロである経理代行にアウトソーシングすることも一手です。

近年では、クラウド会計ソフトに対応している経理代行会社もありますから、ぜひ相談してみてください。

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