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経理業務の引き継ぎマニュアル

このページでは、経理業務における引き継ぎマニュアルの必要性や、作成時の注意点などを解説しています。

経理業務の
引き継ぎマニュアルとは?

経理業務について解説している
手引書

経理業務を担当していた従業員が休職したり退職したりした場合、その業務を前任者から後任者へ引き継ぐ必要がありますが、この際に活用する経理業務の手順などをまとめた書類やデータが引き継ぎマニュアルです。

引き継ぎマニュアルがないことは
大きなリスク

引き継ぎマニュアルがない場合、例えば事故や病気によって前任者が休職・退職してしまったり、会社や人間関係のトラブルによって経理担当者が突発的に辞めてしまったりした場合、十分な引き継ぎ期間を設けられない可能性があります。

なぜ、引き継ぎマニュアルが
必要なの?

経理業務は属人化しやすい側面があります。属人化とは、特定の人の能力や経験があって初めて業務が成立する状態のことであり、経理業務が属人化すれば、現在の担当者にしかその業務を行えなくなってしまいます

経理業務は長期間にわたって同じ担当者に任されていることも多く、業務フローや手順が担当者にとって行いやすいように調整されているケースも少なくありません。

今いる担当者がこの先も変わらず業務に当たれる保証はありません。特定の人がいなければ立ち行かない状態で、マニュアルも用意されず放置されているのであれば、有事の際に代わりの人が見つかったとしても、業務を引き継ぐのに膨大な時間を要します。その間会社の動きが止まってしまうのは大きなリスクです。

経理代行導入のメリットを解説している画像

経理代行サービスといっても代行会社によって対応範囲は様々です。自社対応と経理代行サービスのどちらが
コストメリットやリスク管理につながるかを比較しながら、サービスの利用を検討してみるのをおすすめします。

ここでは、おすすめの経理代行会社の経理業務のサポート範囲と費用目安を比較しているので、
依頼を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

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マニュアル作成の流れ

業務担当表の作成

引き継ぎをする相手が中途で入っている場合、どのような業務をすればよいのかわからないことが予想されます。業務担当表を作成し、経理業務の内容や業務担当者を確認できる表を作成すればわかりやすくなるでしょう。

統一フォーマットにする

マニュアル作成時に多種多様なフォーマットがあると、作成する際にどれを選ぶべきか悩んでしまうはず。見る側も業務でマニュアルのフォーマットがページごとに異なると見づらいだけではなく、内容を把握しづらくなるでしょう。フォーマットを統一し、見た目にもシンプルな状態にするとよいでしょう。

フォーマットは組織的に管理できる工夫を設ける

マニュアル作成では、組織的に管理できるように管理コードなどを活用して作成していきましょう。管理コードでは、1区分目に社内の部門コード、2区分目に業務分類コード、といったように設定すれば管理がしやすくなります。

他にも、「いつ」「誰が」「なぜ」「何に」を意識しながら業務の目的を記載することも大切。目的をはっきり明示することで、マニュアルを読む側が業務の理解を深め、作業を行いやすくなるのです。

業務手順

業務手順は箇条書きでかまいません。処理をしながら書いていくのがコツです。「これぐらいなら書かなくてもわかるだろう」と考えて手順を省略するのはよくありません。初めて業務をする方にとってはわからないことばかりです。たとえ箇条書きでも必要な手順は省略せずに記載しましょう。

最初は誤字脱字も気にせず単純に手順だけを淡々と書きます。改めて書き出した手順で一度業務を行って確認することも大切。改めて確認し、不足している、わかりづらい、例外的な内容があれば補足をしましょう。わかりやすさを追求するなら、簡潔、一文を短く、あいまいな表現の排除を意識することも重要です。

手順は図解も入れる

箇条書きではわかりにくい部分が出てくるかもしれません。文章だと細かく書きすぎると逆にわかりづらくなるケースがあります。その場合、図解も活用するのがポイントです。画像やイラストなどで図解を入れると文章で分かりづらい部分をカバーできます。

改訂履歴

内容に対し追加や変更を加えた後は、記録を残すため改訂履歴も記載します。

経理業務の引き継ぎマニュアルを作成するポイント

誰が読んでも同じ業務を行える内容に

マニュアルに求められるのは、それを読んだ人であれば誰でも、同じ業務を速やかに実行できるという再現性です。

そしてそのためには、必要な情報が全て記載されており、さらにそれらが読みやすく書かれていることが欠かせません。

マニュアル作成も属人化しやすい

マニュアル作成は単に書類をまとめるだけでなく、経理業務の特性や実態を分かりやすく網羅しなければならないので、完成度の高い引き継ぎマニュアルの作成には相応のスキルと専門性が必要です。

定期的なアップデートと共有管理

業務内容に変更などがあった場合、速やかに引き継ぎマニュアルへ変更を反映させられる環境の構築が大切です。

会社独自のルールを記載

会社にはそれぞれ独自といえるルールが存在します。経理の勘定科目や摘要欄の記載方法が会社独自のルールを採用している場合、引き継ぎをするなら独自ルールを伝えることは必須です。

独自ルールで業務をしている方は当然かもしれません。ただ、新しく接する方にとっては混乱することがあるため、きちんと記載しておく必要があります。

その際注意したいのが、「これぐらいなら伝えなくてもわかるだろう」という意識です。会社の独自ルールは新しく接する方にとっては未知の内容です。「すべての事柄は説明しなければ相手はわからない」と意識しながらマニュアルを作成するとよいでしょう。

業務のコツについても引き継ぎする

業務のコツも伝えておくといいでしょう。ルールは守るべきものですが、コツは個人的な業務効率化のテクニックです。必須ではありませんが、コツを伝えられたほうは業務をスムーズに進められます。例えば会計ソフト1つとっても、使うと使わないとではスピードが大きく変わる機能もあるため、引き継ぎ時には伝えるようにしましょう。

記載漏れがないよう見直しをする

記載漏れは内容によって、相手がどのような業務を行えばよいかわからず、業務が停滞するなどのリスクが発生します。放置すると誤った業務を続けられることになるので、わずかな記載ミスが大きな問題に発展することも。

マニュアルの作成後は内容を一つ一つ目を通し、記載の漏れやミスがないか点検しておきましょう。時間はかかるものの、業務におけるリスクヘッジのためには重要な作業といえます。

経理代行であれば引き継ぎが不要

休職や退職といったリスクがある以上、自社の従業員に経理業務を任せようとすれば、引き継ぎマニュアルの作成が不可欠です。しかし、引き継ぎマニュアルの作成や管理は経理業務を理解している人に委ねるしかなく、結果的に経理担当者の負担を増やして離職リスクを高めてしまうこともあるでしょう。

そのため、いっそ経理業務をプロにアウトソーシングして、常に一定以上のレベルで経理業務を代行してもらうこともリスク管理の1つです。

ただし、経理代行会社によってサービスやコストが異なるため、まずは比較検討によって、自社とのニーズをマッチングさせることが大切です。

経理代行といっても代行会社によって対応範囲は様々です。
ここでは、多岐にわたる経理業務の対応・サポートができる経理代行会社3社をピックアップ。各社の対応可能範囲をまとめました。

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TOKYO経理サポート

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引用元:TOKYO経理サポート公式HP
(https://anshin-keiri.eiwa-gr.jp/)

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