月次決算を早期化するにはどうすればいい？
【経理代行】

更新日：2024/09/09

月次決算を行うことで、年次決算の負担軽減や、適切な経理判断の実現につながります。しかし、「いつも月次決算が遅れてしまう…」というケースも。ここでは、月次決算の目的や遅れてしまう原因や、早期化を実現するポイントなどを紹介します。

月次決算を実施する目的

月次決算に法的義務はありませんが、月次決算を行うことでさまざまなメリットを得られます。

年次決算の負担を軽減

年次決算では、1年間分の清算に膨大な労力がかかります。溜まった書類や帳簿を整理し、書類を作成するのは大変な作業でしょう。

月次決算を行っておけば、年次決算の業務負担を軽減することが可能。月次決算では1ヵ月単位で決算業務を行うため、年次決算に必要な業務の一部を毎月に分散することができます。年次決算時に過去を振り返りながら作業を行うのは大変ですから、月次決算を行っておきましょう。

状況に応じた経営判断ができる

月次決算では、毎月の売上や利益、支出、経費などを確認できます。予算を達成しているかどうかも判断できるため、改善点を把握することが可能。経費削減などの措置を取ったり、赤字続きによる融資の検討などもスピーディに行えるでしょう。

スムーズに融資を受けられる

融資が必要になった場合でも、月次決算を行っている企業は金融機関の調査がスムーズに進むでしょう。月次決算によって、直近の業績を把握しやすいためです。月次決算を行っている企業は、金融機関に良い心証を与えるともいわれています。

月次決算が遅れる理由は？

月次決算は早期に行うことがベストですが、遅れてしまうこともあります。

会計作業に時間がかかる

月次決算では、現金・預金の残高と帳簿上の残高と突き合わせる・仮勘定を整理するなど、さまざまな確認作業を行います。

とくに突き合わせ作業では、残高が帳簿上と実際で異なれば経理担当者の負担がさらにアップ。該当の部署の担当者に確認するといった作業が発生するため、多くの労力と時間がかかってしまうのです。

各部署との連携に時間がかかる

月次決算にあたって、各部署との連携や承認が必要になります。確認中にどこかで停滞してしまうことも少なくありませんから、スムーズに進行できない可能性があるでしょう。

また、そもそも請求書の発行が遅れたり、経費精算が遅れるケースも考えられます。

月次決算を早期化させる方法

月次決算は早期に完了することが大切です。そのため、以下のポイントに注意しましょう。

業務を細分化する

月次決算の作業内容を細分化し、必要な業務や担当者、締め切り日などを明確にします。細分化によって全体の業務量を把握できるほか、各担当者の業務の偏りなどもわかるでしょう。そもそも業務自体の効率化が図れていないと、月次決算が遅れる可能性が高くなります。

スケジュールを社内で共有する

月次決算のスケジュールは、社内でしっかりと共有しましょう。一つの書類が遅れるだけでも月次決算の早期化は実現できません。月次決算が重要な業務であることを理解してもらい、会社全体で意識を高めることが大切です。

経費の締め切り日を徹底する

各部署で経費入力が遅れると、月次決算も遅れてしまいます。そのため、締め切り日を徹底しましょう。経費精算のほかにも、請求書や納品書などの締め切り日までに提出してもらうことが大切です。取引先についても、期限日までに請求書を発行してもらえるよう働きかけましょう。

月次決算の進め方

請求書の収集・経費精算

その月に発生した費用で翌月以降に支払われる予定の請求書を各部署から収集します。提出期限を決め、早めに収集するようにしましょう。また、経費精算の締日を決めて経費精算書を各社員から収集します。

締日を25日締め翌月10日払いなどにすると、速やかに月次決算を行えるでしょう。スケジュールを共有するなど、各部署と連携することも大切です。

決算整理

決算整理では、現金・預金の残高確認を行います。手許現金の金額を数えて預金通帳を記帳し、現金や預金の帳簿残高と実際の残高に差異がないか確認します。また、月末時の在庫金額も確認します。

なお、年次決算の際には実施棚卸しを行いますが、特に中小企業の中には月次決算の場合の実施棚卸しを省略する会社もあります。月次決算で実施棚卸をするかどうかは、会社の規模や業種によって判断しましょう。

未払費用・前払費用の計上も行います。月次決算の場合、あらかじめ対象となる費用や計上基準を決めておくとスムーズです。また、仮払金や仮受金の帳簿残高があれば内容を確認して適正な科目に振り替えます。

減価償却費や引当金等の計上も行う必要があります。減価償却費・各種引当金を計上では、毎月正しく計算する方法と年間費用を見積もって12分の1で割った金額を計上する方法があります。作業量と金額の重要性でどちらにするか判断するようにしましょう。

月次資料の作成

月次資料を作成します。業績の推移を把握するため、月次試算表や月次損益計算書、月次賃借対照表、資金繰り表などを用意するとよいでしょう。

必要な資料は、会社の状況などによって異なります。場合によっては、部門別損益計算書や売掛金残高表なども準備しましょう。あまり使用しない資料の作成に時間をかけないようにすることが大切です。

経理代行に依頼する方法もある

いくら月次決算の早期化を実現したくても、「そもそも経理の人手が不足している」という企業も多いでしょう。月次決算業務を効率化するシステムもありますが、「システムを使いこなせるようになるための時間がない」というケースも。また、「人員補充やシステム導入にお金をかけたくないので、経理の繁忙期だけ対策をしたい」という企業もあります。

そこで、経理代行の会社に依頼するのもおすすめ。経理を代行してくれるため、月次決算の早期化を目指すことができます。さらに、自社の経理社員の負担を減らせるうえ、業務上のミス防止などの対策にも力を入れています。

なお、経理代行の依頼は必要なときだけ行えます。そのため、「余分な費用をかけたくない」という場合にもおすすめできます。