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経理の属人化を解決したい

経理業務は周囲から業務内容が見えにくく、属人化しやすいという傾向があります。こちらでは、経理が属人化しやすい原因やリスク、解決策などについて解説します。

経理業務の属人化とは?

知識やスキルが他の担当者に引き継がれずに、特定の担当者だけのものとなっている状態を、「属人化している」といいます。

たとえ経理業務が属人化しても、日常の業務に差し障りはありませんが、万が一、その担当者が欠けた場合は、これまで蓄積してきた知識やスキルも消えてしまうことになり、会社にとっても大きな損失となります。

経理業務が属人化してしまうと、解消するためにかなりの時間を要します。そのため、属人化のリスク対策をしっかり講じておくことが大切です。

経理業務が属人化しやすい原因とリスク

経理業務は専門の知識が必要なため、担当者以外の目には問題点が見えにくく、知識が「ブラックボックス化」する可能性が高くなっています。

地位をキープしたいベテラン担当者

決算や開示業務、予算編成など、年に1回の長期間で行う業務で生じやすく、ベテランの経理担当者だけが知識や経験を積んでいることがあります。「自分にしかできない仕事」とベテラン担当者が思い込み、知識をほかのスタッフに提供しないパターンです。この場合、経理業務の内容がブラックボックス化しやすく、加えて業務のやり方も自己流になっているケースも少なくありません。

周囲の遠慮

知識の乏しい経理担当者が専門性の高い業務を避けがちになることで起こるパターンです。特に高いスキルを必要としない経理業務であっても、ほかの経理担当者の中に頼れる存在がいる場合、その業務を避けたまま何年も経過してしまうケースもあります。

人手不足による多忙

少人数で経営全体の業務を担当している、多忙な企業に起こるパターンです。一つの業務を終えてもほかの担当者に報告せず、すぐ次の業務に取り掛かってしまうと、問題の発見が遅れてしまいます。また、それぞれが経験のある仕事をこなすことに固執しているため、誰か一人が欠けてしまうと、業務が成り立たなくなる可能性があります。

業務が属人化しやすい

会計システムへの入力業務を行う際は、帳簿や入出金管理の知識が必要です。入力作業は一人で行うほうが効率良く、作業もしやすいため、特定の担当者だけが独占的に行なってしまう状況になりがちです。そうなった場合、周囲には業務内容が見えづらくなり、適切な対処が遅れてしまうことも考えられます。

経理の属人化の解決策

経理業務は効率化を図ろうとしても、周囲から内容が見えにくく問題を見つけにくいため、どうしても壁にぶつかってしまいます。

多くの企業では業務を効率化するため、「業務の見える化」を実施しています。業務効率化のための解決策が見つけられない場合は、経理業務を可視化することをおすすめします。

経理業務を可視化する方法には、以下のようなものがあります。

業務フローを見直す

経理業務を「見える化」するには、具体的にどのような業務があるのか、すべての経理業務を浮き彫りにして明らかにする必要があります。そのうえで、無駄な業務があれば取り除き、業務を短縮するといった改善策を考えていきましょう。

例えば、各業務にかかる時間と必要な人員を割り出し、表にまとめてみることで、どの業務が効率的かあるいは非効率的かが一目でわかるようになります。改善点を的確に洗い出すことで、全体での業務効率化につながるでしょう。

知識を共有する

見えにくく属人化しやすい経理業務を可視化するため、経理担当者の専門性の高い知識を社内で共有することは、重要なポイントとなります。知識の共有を定期的に行うという決まりを作り、日々の業務報告を義務付けるといった対策がおすすめです。情報を共有する際には、「いつ・誰が・何を・どのように」という点を明確にし、共有業務を仕組み化することで、ルールの定着度も高まるでしょう。

個人の知識やスキルを組織で共有することで、より高いレベルの知識やスキル・ノウハウが得られる可能性も出てきます。

意識改革

経理の属人化を防ぐ最も重要なポイントは、担当者の「意識改革」です。そもそも、経理担当者あるいは経営者は、現状のままでも何ら問題がないと考えていることが多く、一人ひとりの負担が増える業務を敬遠しがちです。

また、優秀な担当者ほど高い知識やスキルを持っているのに、多忙なために協力的でないことも少なくありません。この意識改革が会社にとって重要であることを、経理担当者全員が理解して受け止めることが大切になります。一時的な取り組みではなく、組織全体での取り組みとして意識できると、より効果的です。

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