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経理を社員に任せられない

経営者が社員に経理を任せられないケースと注意点

このページでは社員であっても経理業務は任せられないと思っている経営者向けに、そう考える要因と経理代行を利用することで改善できるポイントを紹介します。

中小企業で経営者が社員に経理を任せられないケースとは

中小企業で同族経営がよく見られるのは、経営に関する部分を身内で固めておきたいという意識によるもの。それでも、一定レベルの企業規模になれば、外部の税理士・会計士だけでなく、社内に経理部門を持って運営することになります。

この境目はケースバイケースなので、社員数が何十人以上とか、年商何億円以上とか基準があるわけではありません。そこで、中小企業において経営者が社員に経理を任せられないケースを2種類に分析して検証してみましょう。

今まで社員に経理を任せたことがない

創業以来、社長自身やその家族らが経理を担当して、社員には任せたことがないというケース。

これは人件費見合いという面と、身内以外に経営状況を知られたくないという意識による面、この2つが大きく作用したもの。これらは、一定レベル創業社長に共通する心理なのかもしれません。

過去、社員に経理を任せて失敗したことがある

一度は社員に経理を任せてみたものの、よい結果にならなかったというケース。こちらの方が経営者としてはより憂慮すべき問題です。いくつか代表的なパターンを以下に挙げてみましょう。

経理を任せるための対策は?

会社にとって重要な業務である経理に関して、不安を抱くのは当然のことです。不安だからこそ、しっかりと対策を講じることが大切になってきます。どのような対策があるのか具体的にみていきましょう。

集計ミス・請求漏れへの対策

経理を行う上で、最も多いミスが集計ミス・請求漏れでしょう。これらのミスは、どんな人でも100%防ぐことは難しいものです。少しでもミスを減らすためにマニュアル化を図り、ミスが起こりやすい箇所を厳選してマニュアル化するのも良いでしょう。とくに経験の浅い社員だからこそ、マニュアルを作成した方が作業手順が分かりやすくなります。

また入力場所・内容などを細かくチェックできるようルール化することも大切です。WEB上・紙ベースなのか、チェックの手順・チェック者・依頼する方法などを決めていきましょう。ルールが決まればマニュアル化を行い、ルールを徹底できるよう目的なども明記し、すべての社員が共有できるようにしておきます。

また一人で作業を行うからミスも発生すると考えれば、必ずダブルチェックを行うことも重要。一人だと気が付かないミスを防ぐだけでなく、経理業務の社内不正を防ぐことにもつながります。ただダブルチェックを行うときはチェックする順番や項目を変えるようにしましょう。異なる手順にすれば、より慎重にチェックを行うためミスも見つけやすくなります。また誰がチェックしているのかすぐにわかるよう、サイン項目を設けることも忘れずに。

ただ、どんな対策を行っていても手作業で行えば、ミスは起こってしまうものです。効率的かつ正確に経理業務を行うため、会計ソフトなどのシステム導入を検討するのも良いでしょう。経理業務に携わる社員の負担軽減にもつながります。

経理担当社員の退職を防ぐための対策

経理の業務を覚えたとしても業務負担が大きければ、離職する可能性も高いでしょう。そうなれば、またイチから新たな社員に経理の方法を指導する必要があり、できる限り退職を防ぐための対策が必要となってきます。

まずは経理事務のやり方を見直しましょう。歴史ある企業の中には設立時から経理業務を見直していないケースも多く、今の体制に経理の仕組みが追い付いていないこともあります。従来通りだからと何も対策しなければ社員の負担が余計に増えてしまい、ミスも増えてしまうでしょう。新たなシステムを導入するなどの検討も必要となってきます。

また若手社員のリアルな声もヒアリングしましょう。もちろん従来の仕組みが全て間違っているという訳ではなく、若手だからこその感性で経理業務の無駄が見つかるかもしれません。良いところと悪いところを踏まえて業務の効率化を図ることが大切です。

社員の情報リーク・お金の横領への対策

経理業務で最も怖いのは不正に関することです。情報のリークや横領などの問題が発生すれば、会社にとって信用問題となることも。経理に関わる社員が不正を働かないように対策を講じましょう。

まずは機会を与えないこと。たとえば同じ社員が同じ業務に長期間一人で携わっていれば、その分不正を働くチャンスが増えてしまいます。そのため1人の権限では不正ができないように業務担当者を複数置き、定期的に業務担当者を変更させることも有効です。

また仕事に対するフィードバックを行い、公平な人事評価制度を構築させましょう。仕事の振り返りを実施し、お互いの齟齬をなくしながら職業倫理感を高めることによって、不正につながる行為への心理的な防止策となります。ほかにも社員同士のコミュニケーションを盛んにし、良好な職場環境を築くことも不正への対策につながるでしょう。

対策を十分に行えば経理を社員に依頼できる?

ミスや不正が行らないように対策を講じておけば、経理を社員に任せることはできるでしょう。しかし必ずしも問題が解決できるわけではなく、企業の状況によっては十分に対策できないケースもあります。そうなればミスや不正が起こる可能性も。また社員にどうしても経営状況を知られたくない経営者であれば、アウトソーシングの方が向いている場合もあります。社員に任せることで後悔しないためにも、注意点を押さえておきましょう。

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経理業務を社員に任せる場合の注意点

今までに経理業務を社員に任せたことがない企業で、今後は社員に経理を任せようとする場合、一番の注意点はコレ。

中小企業で経理業務の安定的な内製化は難しい

経理部門をつくるほどではないものの、経理に特化したスタッフが欲しいという状況で、中小企業の経営者が知っておくべきポイントをまとめてみましょう。

経理代行にアウトソーシングすることで改善されるポイント

中小企業にとって社員に経理業務を任せることの問題点がわかったところで、経理代行にアウトソーシングすることによる改善ポイントをまとめてみましょう。

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経理代行会社について詳しく知りたい

経理代行サービスといっても代行会社によって対応範囲は様々です。自社対応と経理代行サービスのどちらがコストメリットやリスク管理につながるかを比較しながら、サービスの利用を検討してみるのをおすすめします。

ここでは、おすすめの経理代行会社の経理業務のサポート範囲を比較しているので、依頼を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

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ここでは、多岐にわたる経理業務の対応・サポートができる経理代行会社3社をピックアップ。各社の対応可能範囲をまとめました。

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引用元:経理外注・記帳代行センター公式HP(https://www.tokyo-keiri.com/)

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TOKYO経理サポート

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引用元:TOKYO経理サポート公式HP
(https://anshin-keiri.eiwa-gr.jp/)

事業内容に沿った経理業務フローの改善提案といった、コンサルティングも行うのが強み。