Excelでの経理管理を止めたい

更新日：2025/09/24

様々な書類作成に活躍するExcelは、実は経理管理には不向き。Excelでの経理管理を止めたいという方はぜひ、本ページの内容をご覧になり、改善策の参考にしてみてください。

Excelだともう限界？経理管理で負担を感じること

データ量が増えると動作が重くなる

普段からパソコンを使って各種業務を遂行している方なら経験があると思いますが、Excelをはじめとする各種のデータファイルというものは、データ量が増えるのに比例しどんどん動作が重くなっていってしまうという傾向にあります。パソコンのスペックにもよりますが、それこそファイルを開くだけで数分かかってしまうという場合もあり得ます。

また長期間に渡ってExcelにデータを記録し続けていると、データ量そのものが膨大になってしまうというのに加え、管理のために様々な関数を用いることでもファイルの動作が重くなってしまいます。それこそ速やかに特定のデータを探したいという場合も、無駄な時間がかかってしまい、業務効率も落ちてしまいます。

複数人で編集できず効率が悪い

Excelというファイルソフトは、例えば特定の人間のみアクセスできる専用サーバーを保存場所として共有するといったことは可能です。しかし、誰か1人がファイルを開いて編集作業を行っていると、その間は他の人間が作業することはできません。それこそ誰かがファイルを開いたまま放置していると、緊急にデータを更新したいという場合でも、その作業は足止めを強いられてしまいます。

ちなみにExcelは「共有ブック機能」を活用すれば複数の人間で同時に編集・更新を行うことも可能です。しかし情報更新にタイムラグが生じてしまったり、ファイルそのものが破損してしまうというリスクがあるので、あまり実用的とは言えません。

細かいユーザー管理や権限の設定ができない

そもそもExcelには、ユーザーごとに閲覧できる情報に制限をかけるということや、いつ誰がファイルを編集したかを記録しておくといった機能が実装されていません。

前述の通り、特定のメンバーでファイルを共有することはできるものの、誰がどこまで管理できるようにするかを細かく割り振るということはできません。また何かしらのトラブルが発生したという場合でも、いつ誰が行った更新が原因なのかを検証するといったこともできないのです。

他ツールとの連携がしにくい・難しい

例えば近年の飲食店では、注文や会計をスマホやタブレットなどを通じて行うPOSレジシステムの導入が進んでおり、その日の売り上げなども自動集計してくれるという利便性を実現しています。

しかし、そうした各種ツールとExcelを連携させるというのはなかなかに困難というのが実情。自動的にデータを反映させるということはほぼ不可能で、それこそ一から手作業でExcelに入力するという作業を強いられてしまいます。人間が行うことですので、入力ミスなどが発生するリスクも伴います。

引き継ぎが不十分だとブラックボックス化する

そもそもExcelというソフトは、誰でも簡単に使いこなせるとは言い難い面があります。それこそ、VLOOKUP関数や複雑なマクロなどが組み込まれている場合、そうしたことに精通している人間でなければ、十分に使いこなすことは困難です。

それこそExcelに精通した人間が休職や退職してしまったという場合には、たちまちブラックボックス化してしまい、結局データを一から新たに作り直すという無駄で非効率的な作業が発生してしまいます。

無料で使えるExcelにも「コスト」がかかっている？

上記のようなデメリットがある反面、Windows系パソコンにデフォルトで装備されていることの多いExcelを使えば、低コストで経理管理が行えるという考えをお持ちの方も少なくないことでしょう。しかし、Excelによる経理管理は、却ってコストが掛かってしまうという側面があります。

筆頭に挙げられるのは、事業規模が拡大し経費処理の量が増え、処理内容も複雑になっていった場合、表計算ソフトであるExcelでは処理できるキャパシティに限界が生じ、処理漏れや不備が生じてしまいます。結果、正しくない会計処理をしてしまい、そのリカバリーに余計なコストがかかり、さらには会社の信用を低下させてしまうリスクも生じていまいます。

もうひとつ見逃せないのが、前述したブラックボックス化を改善するためのコスト。担当者が複雑なマクロや関数を用いたExcelで経理処理を行っていると、別の人員に引き継ぐための時間と人件費がかかったり、引き継ぎがうまくいかなかったことで生じる現社員の残業による人件費や、人材採用による人件費増などで、結局は高コストになってしまうということが懸念されるのです。

Excelによる経理管理から脱却するには？

経理管理を楽にする専用のシステム導入

繰り返し述べています通りExcelによる経理管理は、様々なデメリットやリスクがあります。そこから脱却するには「餅は餅屋」の諺の通り、専門の開発業者が開発している経理処理専用のシステムを導入するというのがひとつの方法。

もちろん導入にあたっては少なくないコストがかかりますが、前述したようなExcelを使い続けることによる高コストやリスクと比べ、どちらが結果的に低コストになるのかをしっかり吟味してみてください。なお経理処理専用システムにも様々な種類がありますので、専門家の助言を仰ぎながら、自社に適したものを選ぶことも重要です。

経理代行に依頼する

上記でご紹介した経理処理専用システムの導入は、長い目で見れば大きなメリットが期待できます。しかし現実問題として、例えば繁忙期などで本来の業務が忙しく、新システムを使いこなすための時間が確保できないというお悩みに直面してしまうケースも少なくないことでしょう。そうした場合に検討したいのが、経理代行への依頼です。

経理代行とは経理業務のアウトソーシングサービス（BPO）のこと。経理業務のほとんどを外部に委託でき、本来の業務に集中できるというのが大きなメリット。また自社内に経理担当者がいるものの、経理業務全体をカバーできるだけの人材やリソースが不足しているといった場合にも経理代行への依頼が有効です。