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外注費の取り扱いについて

外注費とは

企業が業務効率化や人件費削減のために、業務を外注することが増えました。社外に業務を委託した時に支払う費用を外注費と言います。

「給与」と「外注費」の比較を中心に、業務を外注するメリット・デメリット、仕訳の処理、源泉徴収などについて解説します。

業務を外注するメリットとデメリット

業務を外注するメリット

1.社内にない技術やノウハウが使える

専門性の高い技術を持つ企業や個人事業主に業務を外注することで、社内にない技術やノウハウを事業に活用できます。

2.従業員の配置を適切に行える

経理・総務などのバックオフィス業務を外注することで、社内の人員を収益性の高いコア業務へ集中できるでしょう。

3.社会保険料の加入義務がない

自社で雇用する従業員と違って、雇用契約を結ばない外注先に対しては、社会保険料を負担する必要はありません。

業務を外注するデメリット

1.自社の事業や業種に合った外注先を探すのが大変

外注業者の提案や納期、予算などが、必ずしも自社のニーズを満たすとは限りません。根気強く、自社に合った外注先を探す必要があるでしょう。

2.連携や進捗管理が難しい

外注先との連絡をこまめに取らなくてはなりません。怠ると業務効率が悪くなり、生産性が落ちる可能性もあります。

3.コンプライアンス上の問題が起きる可能性がある

職務上の守秘義務や個人情報の取り扱いなど、企業にはコンプライアンスの遵守が求められます。外注先からの納品物が、自社のコンプライアンス・ガイドラインを遵守できていない場合は、修正指示が必要です。依頼側の意図が伝わらないと、工数が増えてしまうこともあります。外注先の選定は慎重に行う必要があるでしょう。

業務を外注する場合は、専任のマネジメント担当を配置すると、トラブル対応もスムーズに進められます。社内で外注のルールを作るのも良いでしょう。

外注費と支払手数料の違い

「外注費」と間違えやすい勘定科目が「支払手数料」です。どちらも仕事を外部に依頼する時の科目ですが、支払手数料は公認会計士や税理士、弁護士、司法書士など、専門的な業務を依頼する場合に使います。

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外注費なのか給与かの判断基準は?

外注費と給与は「労働の対価として支払われる報酬」という意味では似ています。仕訳をする時に「外注費」なのか「給与」なのか、どちらの勘定科目で記帳するべきなのかの判断を迷ってしまう方も多いでしょう。

しかし外注費と給与は、大きく定義が違います。税務調査でも、正しく仕訳できているかはよく確認される項目なので、明確に理解しておくべきです。

「外注費」として認められないケースの具体例を挙げてみましょう。

  1. 作業する人が仕事に従事できない時、代理の作業者を手配することが認められていない
  2. 請求書を発行していない
  3. 具体的な業務の進行方法や手順の指揮監督命令(指示)を受けている
  4. 納品物を紛失した場合も作業対価が請求できる
  5. 作業するための道具や材料が提供されている
  6. 出勤記録を管理している
  7. 請負契約書の契約金以外に賞与などが支払われている

これらの条件にあてはまっている場合、勘定科目は「外注費」ではなく「給与」にあたる可能性があります。

「外注費」として申請した内容が、税務署の税務調査で「給与」と認定された場合

「確定申告する時に外注費を給与と申告した」「外注先の事業者が外注費を給与として確定申告した」などの理由から、社内で「外注費」として会計処理していたものが「給与」と認定されることがあります。違反した場合はペナルティを課せられることがあるので、申告や外注先との契約内容の確認は、注意しなければなりません。

税務署からのペナルティについて

税務署が「外注費」を「給与」と認定した場合のペナルティを具体的に挙げてみましょう。

外注費と源泉徴収

一般的に、事業者へ業務委託料を「外注費」として支払う場合、所得税の源泉徴収は必要ありません。しかし、個人事業主に「外注費」を支払う時には、職種によっては源泉徴収する必要があります。

源泉徴収の対象になる報酬

源泉徴収が必要になる個人事業主の報酬の例を挙げてみました。

期間を定めない、または1年以上継続して雇用する予定がある人が、2名以下で家事使用人(メイドやお手伝いさん)に給与を支払っている場合、源泉徴収は不要です。報酬ではなく、使用料や手数料だけを支払っている場合も、源泉徴収の義務はありません。

外注費の仕訳方法

外注費は、源泉徴収処理が必要かどうかで仕訳方法が異なります。デザイン業務を法人と個人に委託して、報酬に10万円払ったケースを例に比較してみましょう。

デザイン会社にデザイン料を10万円支払った

借方 貸方
外注工賃:100,000円 現金:100,000円

外注費は「外注工賃」で仕訳を行うのが基本。支払った相手が法人の場合は、源泉徴収は必要ありません。

個人のデザイナーにデザイン料を現金で10万円支払った(所得税率10.21%)

借方 貸方
外注工賃:100,000円 現金:88,790円

預り金:10,210円

所得税に該当する10,210円は、支払う側が預かり税務署へ納付します。

源泉徴収税の税率は、外注先の事業内容や報酬によって異なるので、事前に国税庁ホームページで最新情報を確認すると良いでしょう。

外注費をうまくコントロールしよう

企業にとって、業務の外注は効率的に人件費のコストダウンができるため、不可欠です。一方でトラブルがあると、予算を大きく上回るリスクも伴います。

納期・成果物の品質・コンプライアンスの遵守など、さまざまな要項を満たす外注先を探して、外注費をうまくコントロールすることが大切です。

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