使途不明金を防止する方法

更新日：2023/10/24

支出額や支払先は把握できているものの、使い道の不明な支出、使途不明金。これは損金として算入できないお金で課税対象となってしまうため、企業としては可能な限り発生を抑えたいもの。ここでは使途不明金を生じさせない方法について解説していきます。

使途不明金とは

使途不明金とは、読んで字のごとく、使い道がわからない支出のことです。

支出先・支出額は明確であったとしても、使い道が不明な場合には「使途不明金」が適用されます。たとえ領収書があったとしても、支出の目的が何なのかハッキリしない場合がこれにあたります。

使途不明金の全額が課税対象であり、使用用途が不明な限りその分課税されてしまうため、結果的に増税、企業としての損失になります。損失を減らすためにも、使途不明金の発生を最小限に抑えることが重要です。

一方で「使途秘匿金」という言葉もあります。これは支出先が分からない、支出した理由が分からない場合に用いられ、支出先の記録も残っていないので違法性が高いと捉えられます。税務上で損金として算入されず、さらには支出した金額に40%の法人税負担が発生。たとえ課税所得が赤字であっても、法人税を納税する義務があるので注意して下さい。

使途不明金と使途秘匿金の違い

使途不明金と使途秘匿金の大きな違いは、違法性の点です。会社がどのくらい所得したかによって法人税が計算されるため、所得が少なければ少ないほど税額は少なくなります。そのため節税対策として所得を少なく見せる脱税もあり、そうなれば違法性は高いと判断されかねません。

使った先は分かるが目的が分からないという使途不明金と、使った先も目的も分からない使途秘匿金では、圧倒的に使途秘匿金の方が脱税の可能性を疑われやすく、違法性が高いと判断されてしまうのです。

いずれにせよ、使途不明金も使途秘匿金も経費として計上できず、課税対象になるので注意しましょう。

使途不明金が発生するケースは？

交際費

使途不明金となりやすいケースの1つが、交際費のための支出です。交際費は営業を拡大することを目的として経費計上されますが、私的な消費との関係があいまいになりがちな点や、冗費の節約などの観点から、一定の上限額を設けると決められています。上限額を超えた分については、たとえ営業目的であっても経費計上は認められません。

交際費は領収書のみが保管されていることが多く、税務調査で指摘された際に具体的な接待供応について説明できない場合、「使途不明金」とされがちです。交際費は「飲食の年月日」「関係のある者の氏名や関係」「費用を使った所在地」等を明確にする必要があるのです。

雑費

事業関連の支出ではあるものの、どの勘定科目とすべきか分からない場合には「雑費」の科目が使われます。発生頻度が低いため雑費勘定にまとめますが、雑費は他の勘定科目と比べて支出の目的がはっきりと分かりにくいのが特徴。そのため帳簿に詳細な内容がかかれていないと、何のための支出だったのかがわからずに使途不明金とされてしまいます。

また、他の勘定科目に比べて雑費金額が明らかに高い場合にも、「経費の不正計上」が疑われて調査が厳しくなることもあります。

使途不明金を処理する時の注意点は？

損金不算入で申告

確定申告を行う際、使途不明金は「損金不算入」として処理し、申告することになります。損金不算入とは、会計上は費用として計上されますが、税法上では損金にならない…ということを意味します。

会社の決算書上では使途不明金は「報酬」「手数料」などと処理しますが、申告書では損金不算入とされるため、税金の課税対象となるのです。損金不算入には、交際費の他にも役員報酬や寄付金、減価償却超過額なども挙げられます。

金額の上限

交際費や接待費は、経費として認められる金額に上限が設けられています。上限はその会社ごとの資本金額によって異なっており、資本金1億円以下の法人は交際費・接待費として計上できるのは800万円までか、飲食費の50％までとされています。1億円以上の資本金額の法人は、飲食費の50％を損金として算入することが可能です。

また、いずれの場合でも1人あたりの飲食費が5,000円以下であることが要件とされており、この上限を超えた分の額は使途不明金扱いになり、損金不算入として申告しなければなりません。

故意でなくても使途不明金扱いになる

記録ミスや領収書の紛失など…故意ではないトラブルはどの会社にもつきものですが、必要事項が記載された領収証がなければ、交際費や接待費はすべて使途不明金扱いとなってしまいます。故意である・ないにかかわらず経費には認められないため注意が必要です。

使途不明金を発生させない方法

取引先などの関係で
領収書が発行できない場合

取引先との関係性によっては領収書が発行できないケースもあるでしょう。取引先と良好な関係を保つため、強引に領収書を発行できないというのは理解できます。しかし、取引を隠ぺいしようとするような不透明な会社との取引は何かとリスクがつきもの。前提として、領収書を出せない取引はしない方が賢明でしょう。

領収書を紛失した場合

領収書を紛失してしまうケースも少なからずあるでしょう。ただ領収書は、企業にとって正確に経営状態を把握する上でも重要なもの。紛失しないように管理することが大切です。発行日順、仕訳順などで整理し、紛失を予防してください。

記録漏れの場合

人間が管理を行っている限り、記録漏れの発生をゼロにするのは難しいものですが、支出の目的摘要欄に記載することを徹底させるようにしましょう。

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