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会計ソフトの悩みと解決策とは?

会計ソフトの使い勝手が悪い?

このページでは、「会計ソフトを導入したが失敗してしまった」といった失敗例の紹介をはじめ、さらに「そもそも会計ソフトとは、どのようなものか」といった疑問について解説していきます。

会計ソフト導入で失敗する企業は少なくない

個人事業主はもちろん、法人向けの分野でも、現在、様々な種類の「会計ソフト」が販売されています。とりわけここ数年間でよく利用されるようになってきた「クラウド型」の会計ソフトも含めれば、その選択肢は大幅に増えてきました。「クラウド型」の会計ソフトは、個人事業主や中小企業が導入しやすいため、普及率も半年程度で倍増している期間もあります。

一方で、「会計や経理の業務を効率化するために会計ソフトを導入したけれど、使い勝手が悪い」「失敗して使わなくなってしまった」といった声も少なくありません。

会計ソフトの使い勝手が理由は?

経理業務の効率化を図るために導入を決めたものの、会計ソフトの使い勝手が悪いと感じてしまう原因のはなぜでしょうか。以下では導入の失敗事例についてみてみましょう。導入を検討している方は、失敗しないためにも、ぜひ参考にしてみてください。

会計ソフトを価格で選ぶ失敗

経理業務を社内で完結させるために会計ソフトを導入する場合、選ぶソフトはきちんと会社の経理の種類や性質に適したものでなければなりません。しかし、「コストを抑えたい」が先行してしまい、非常に低価格であるという理由だけで会計ソフトを選んでしまうと、結果として使い勝手が悪いソフトで業務をしなければならなくなってしまいます

自社の業務案件にマッチしていることが、選ぶ際のポイント。もちろん、低価格のソフトでも使い勝手の良いソフトはありますが、金額はあまり選別基準にすべきではないでしょう。目先の価格よりも費用対効果で判断することをおすすめします。

また、低価格な会計ソフトのなかには、本当に最低限の機能しか実装されていないため、業務改善に必要な機能であるにも関わらず、オプションとして後から購入しなければならないといったケースもあります。後から「あれも必要だった」「これも必要だった」とならないためにも、機能面は過不足がないように検討するようにしましょう。

きちんと考えて選ばなかった

現在、様々な機能を持った会計ソフトが存在しています。どのソフトが自社の経理業務にとって最も適したソフトであるのか、調べるだけでも大変です。しかし、だからといって「なんとなく良さそうだから」という理由で会計ソフトを選んでしまうと、導入後に使い勝手が悪く苦労してしまう可能性が大いにあります。会計ソフトのレビューについても様々なコメントがありますから、「なんとなくこれは良さそう」と判断を誤ってしまうケースも少なくありません。

会計ソフトを導入するにあたっては、自社の経理業務にマッチしていることはもちろん、「どのような目的で会計ソフトを導入するのか」というポイントについて、明確な課題設定をしておくことが重要です。経理上の課題が売上管理にあるのか、人件費の管理にあるのか、といった具合に、導入目的をしっかりと設定することができれば、導入にあたってベストな選択ができるようになりますし、反対に、そういった目的意識をしっかりと持っていないまま「なんとなく」で導入してしまえば、本来の目的にマッチしていない会計ソフトを使ってしまい、逆に手間や労務が増える、といった失敗をしてしまうことになります。

「機能が多い=良い」と思ってしまった

なかには「多機能」を強みとしている会計ソフトもあります。しかし会計ソフトは、利用できる機能が多いからといって、かならずしも使い勝手まで良いわけではありません。反対に、自社の業務では本来使用しないような機能がたくさん入っているがゆえに、「使い勝手が悪い!」といった失敗をしてしまう可能性もあります。

会計ソフトの導入するのは、自社の経理業務における課題を解決するためです。その課題を解決するためには、どのような機能が必要なのか、ターゲットをしっかりとあわせて会計ソフトを選ぶようにしましょう。「あれもできます」「これもできます」といった多機能は、かえって必要ない、と思った方がよいでしょう。

他の管理システムとの同期ができない

会計ソフトを選ぶ際、必ずチェックしておくべきポイントがあります。それは、会計ソフトを単体で利用するのではなく、すでに導入している自社の販売管理や勤怠管理などの管理システムと連携できるかどうか、という点です。

会計ソフトは、もちろん単体でも利用可能ですが、その他の管理システムと連携ができるようになっていれば、業務をより一層効率的に改善できます。反対に、連携ができなければ、1つひとつの数字やデータを手入力で打ち直さなければならなくなったりと、手間が増えてしまうリスクさえあります。

最近では、「クラウド型」の会計ソフトと同じく、業務で使用している様々なシステムを統合的に管理することができるERPシステムをハブにすることで、社内の様々な情報管理を一気に解決することができるようにもなっています。導入を考えている会計ソフトが、こういったERPシステムと親和性があるかどうかも、今後の業務改善のカギとなってくるので、チェックしてみてください。

社外の税理士とシステムの連携ができない

管理システムの同期と同様に、社外に顧問弁護士を雇っている場合、その社外の顧問弁護士が使用している管理システムとの同期連携ができるかどうかもまた、会計ソフトの使い勝手の良さに関わってきます。連携ができない場合、二重三重の手間になってしまうリスクもあります。会計ソフトの導入にあたっては、一度、外部の税理士に相談してみることも大切です。

実際の使用者のニーズにあっていない

中小企業で会計ソフトを導入する場合、ソフトの使い勝手は個々人によっても異なります。実際の使用者のニーズに応えられるようにソフトを選ぶようにしましょう。経営者自身が経理をおこなうのであれば問題はなくスムーズに作業を進められるでしょう。しかし、経理担当者が別にいる場合、「会計状況が一目でわかる」「細かい情報まで把握できるようになっている」といった、経営者が求める理想だけで会計ソフトを導入してしまうと、実際の経理担当者の手間が増えてしまい、本来は必要ではない業務にまで時間を取られてしまいます。これでは担当者を圧迫してしまい、もっと必要な経理業務の進行にまで影響し、本末転倒な結果になってしまいます。

操作性の違いがイメージできなかった

会計ソフトの使い勝手の悪さは、ソフトそのものの操作性や自由度にも起因します。ソフトの使用者として想定されているのが、ある程度の経理経験者なのか、それとも初心者なのか、といったターゲット設定においても変わるためです。経理業務の経験が豊富であるにも関わらず初心者向けのソフトを使用すれば使い勝手が悪い原因となってしまいます。

ユーザー設定のほかにも、新しい技術を導入することで、操作性が抜群に向上しているソフトもあります。例えば、明細書の自動取り込み、自動仕分けといった作業の自動化があたります。それぞれの会計ソフトの機能は、大きな差があるわけではありません。こういった操作性こそ、ソフトの使い勝手に大きく関わってきますので、会計ソフトのデモや無料のトライアル期間などを活用して、実際に操作してみること。

アップデートのサポートが終わってしまう

会計ソフトのほとんど、「クラウド型」「インストール型」問わず、他のソフトと同じように、定期的にアップデートのサポートを受けることができます。ただし、会計ソフトでは、このアップデートのサポートが終了してしまうケースが少なくありません。税制が改訂されたり、消費税率が上がったり、といった場合、ソフトが対応できなくなれば、新しい会計ソフトを購入しなければならなくなります。

「クラウド型」であれば、こういったケースはまだ少ないですが、サービスそのものが終了してしまえば、これまで使用していたものが突如使えなくなる、といったことにもなりますので、要注意です。

会計ソフトの導入で失敗しないためには、購入するソフトのアップデートサポートやサービスの終了が予定されていないか、事前に調べておく必要があります。

そもそも会計ソフトとは?

ここまで、会計ソフトの導入にあたって、使い勝手が悪いソフトを購入しないための失敗例をあげてきました。

それではここからは、初心者の方をはじめ、「そもそも会計ソフトとはどんなもの?」という疑問を抱いている方に向けて、会計ソフトの種類やメリット・デメリットなどについて、おさらいをしていきます。会計ソフトの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

会計ソフト=経理の効率化ツール

会計ソフトはずばり、「会社の収入と支出といったお金の動きを管理するために活用できるITシステム」と言えます。最近では、決算書をはじめとした経理書類を出力できるものも珍しくないため、経理業務の効率化に多大な寄与をしていると言えるでしょう。

経理の業務を紙ベースでおこなっている時代であれば、細かく煩瑣であるだけでなく、ある程度の簿記の知識も必要でした。しかし、会計ソフトを導入すれば、面倒な伝票の転載作業や、同じ内容を勘定項目ごとにまた手作業で書かなければならない、といった手間が省けることがもちろん、税制上の処理も自動でおこなってくれます。これは、エクセルといったワード系のソフトで管理することよりも業務を改善することができます。

処理が自動化したことによって、計算間違いをはじめとする人的なミスもなくなります。入力した数値は自動で該当項目に転載されますから、忙しい経営者でも営業の合間に経理業務をおこなえます。そのうえ、経営の試算表や決算書も自動的に集計、出力できるため、社内の事業収支や財務の状況をリアルタイムで把握しておけるようになります。

「クラウド型」と「インストール型」

「クラウド型」「インストール型」の会計ソフトについても解説していきます。

「インストール型」の会計ソフトとは?

かつて一般的だったのは、「インストール型」のソフトです。家電量販店などでパッケージに入って販売されており、CD-ROMなどを通してパソコンにインストールをすることでソフトが使えるようになっていました。現在でも「インストール型」はもちろんありますが、利用形態などはほとんど同じです。つまり、最初にソフトを購入してPCにインストールしてしまえば、以降は使用料などはかかりません。バージョンアップがある場合は、基本的に手作業が必要なので、ひと手間ありますが、「クラウド型」のように、突然使えなくなってしまうかもしれない、というリスクはありません。

会計ソフトの場合、「インストール型」のソフトは、「クラウド型」のソフトと比較すれば、複雑な入力作業や処理、また詳細な情報の設定などに向いていることが多いです。「クラウド型」のソフトが登場する前から利用している経理担当者のユーザーも多いこともあり、会計ソフトでは、まだまだ利用されています。

「クラウド型」の会計ソフト

「クラウド型」のソフトは、インターネット環境を通して作業をおこなうソフトです。料金形態は月額制になっていることがほとんどで、「初期費用がかからない」といった利点があるほか、「ソフトを購入したが使い勝手が悪かった」という場合、すぐに解約することで無駄なコストを支払わなくてもよいため、気軽に始められます。またバージョンアップがある場合も手作業は不要で、定期的に運営元がメンテナンスもおこなってくれるため、サービスを利用し続けるかぎり、最新の状態でソフトを使うことができます。

「クラウド型」の会計ソフトにおける利点はまず、データが個々のPCではなくクラウド上に保存されるため、ハードウェアのが壊れた場合でもデータが消失してしまうリスクがありません。データの保全性という点で安心できるのもポイントです。さらに、クラウド上にデータがあることで、離れた場所にいる別のスタッフなど、多数で情報を共有することができたり、PCではなく、スマートフォンやタブレットから情報にアクセスできるようになります。様々な働き方に対応することも可能なため、経理スタッフが遠隔地にいるような働き方も、「クラウド型」の会計ソフトを使うことで実現できるのです。

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会計ソフトのメリット・デメリットは?

最後に、会計ソフトを利用することによるメリットとデメリットについて、みてみましょう。

会計ソフトのメリット

会計ソフトを導入することによって、経理の業務が劇的に改善できることはもちろん、情報の保護や経理担当者による不正を防ぐことができるなど、様々な恩恵を受けることができます。

業務が効率化できる

会計ソフトを導入する最大のメリットは、経理における業務の効率化です。例えば、勘定科目に数字を振り分けていく作業についても、紙やエクセルデータでの管理に比べて入力が楽になることはもちろん、経理業務で多用する入力作業には補助機能も付いています。取引先の記入も、取引の履歴から選択できるなど、はるかに簡便化されます。

入力した伝票情報は、会計ソフト内で集計されているため、仕分け表や総勘定元帳に転載する手間もありません。そのため、入力に漏れが発生したり、転載によって数字が間違ってしまうといったミスの発生もありません。

また、最新の会計ソフトでは、伝票情報などを手入力しなくても、スキャンしたり、画像として読み込んだりするだけで、数字などの内容を自動で読み込んでくれるソフトもあります。入力に必要な手間が大幅に削減されています。スマートフォンと連動している会計ソフトであれば、離れた場所からも数字の修正も可能です。

データの共有やバックアップが可能

会計ソフトが「クラウド型」であれば、社外の会計事務所ともデータの共有が可能に。データの共有ができれば、決算時期のたびに書類を揃えて郵送したり、数字のチェックをしてもらうために税理士に来社を依頼する必要もなくなります。細かい数字の修正が見つかった時でも、先方で修正作業をおこなってもらえます。

また、データが会計ソフトを通じてバックアップされているので、誤って経理帳簿やエクセルのデータが消えてしまうような事態になっても、データを復旧させることができます。

高度な会計知識が不要

会計ソフトを使うことで、専門の会計知識がない人でも経理の業務をおこなえるようになるのもメリットのひとつ

従来の経理業務であれば、様々な種類のお金の動きを伝票に記載していくことが必要ですし、適切に処理するためには、業務担当者自身に会計や簿記の知識があることが不可欠でした。

一方で会計ソフトを活用すれば、数字を入力して摘要欄を選択するだけで、勘定科目に自動的に仕訳されるようになっているので、税区分も自動的に記載されます。つまり、会計の仕訳の知識がない人でも、簡単に経理の業務をおこなえるようになる、という事です。

経理の不正を防げる

会計ソフトを導入することで、経理担当者の不正を防げるようになることも、メリットでしょう。手書きやエクセルデータの管理と異なり、会計ソフトであれば数字の書き換えなどの編集履歴が残ってゆくため、改ざん行為を防ぐ手段としても有効です。伝票で入力した数字の情報も不正に書き換えることができません。

会計ソフトのデメリット

今度は会計ソフトのデメリットについて説明していきます。

会計ソフトの導入時に、どうしても手間や負担があることを除けば、「会計ソフトに大きなデメリットはまずない」と考えてよいでしょう。ただし、「インストール型」と「クラウド型」、それぞれの会計ソフトに特有の注意すべきポイントはあります。

「インストール型」の会計ソフトであれば、税制の法令改正があった場合、適切にアップデートをしなければ、作成した経理書類に不備が発生してしまう、という注意点があります。会計ソフトが最新のものになっていないため、法改正以前の経理書類になってしまうからです。「後でやればいいか」といった気持ちで放置してしまうと、年末調整や決算の時期に大きな手間が掛かってしまいかねません。アップデートはマメにおこなうことをおすすめします。

「クラウド型」の会計ソフトで注意すべきポイントは、月額制という料金形態をどのように捉えるか、ということです。「インストール型」のソフトであれば、最初にソフトを購入してしまえば、それ以上のコストは基本的にかかりません。ただし、「クラウド型」のソフトは、長期間にわたって使用すると、「インストール型」のソフトよりもコストがかかってしまうことになります。月々のコストが小さく抑えられる分、長期的に見れば費用がかかっていることを理解しておきましょう。

会計ソフトの選び方

導入する会計ソフトを選ぶ際に、注意すべきポイントについてご紹介します。

経理担当のレベルに合わせる

経理担当者の中にも、複式簿記を覚えたての初心者から、ERPを管理したり経営分析を行ったりするベテラン担当者までいるため、実務レベルには差があります。簿記の知識が浅い初心者には機能が豊富なソフトより、仕訳や伝票入力が簡単にできるソフトが良いでしょう。一方ベテランの経理担当には、経理データを融資対策や資金繰り、ワークフローなどと合わせて活用できる機能がついている複合システムがおすすめです。

会社の規模に合わせる

複数の支店を展開する上場企業の場合は支店単位で会計を処理し、本社でレポート結果を取りまとめてグループ全体の損益を出すという形態をとっているでしょう。そういった企業形態の場合は、インストール型の会計ソフトより、支店と本社、顧問税理士とデータのやり取りがしやすいクラウド型の会計ソフトがおすすめです。

経理処理を行う場所に合わせる

経理担当者が主に社内のパソコンで経理業務を行う場合は、インストール型の会計ソフトでも作業効率に変わりはないでしょう。ただ外回りの業務を掛け持ちしている経理担当者の場合、外出時間が長いため社内でのパソコン作業時間が思うようにとれないことも。そういったケースでは、場所を選ばずにスマホやタブレット端末などでも経理処理が行える、クラウド型の会計ソフトの方が効率よく経理処理を進められます。

コストに合わせて選ぶ

インストール型の会計ソフトは、自社仕様にカスタマイズしやすい一方で、システムを導入する際の初期費用やアップデートの更新費用などがかかります。クラウド型は定期的に利用料を支払う必要がありますが、インストール型のソフトのように、バージョンアップに伴って追加費用が発生することもありません。インストール型は、使用するソフトによりますが年に1〜3回程度アップデートが行われるため、クラウド型のソフトより割高になります。運用コストを抑えたいのであれば、クラウド型の導入も検討してみてはいかがでしょうか。

自社に合う導入形態かどうか

会計ソフトには「クラウド型」と「インストール型」の2つの種類があります。どちらのタイプを導入するかは、企業の規模や目的に合わせて選定すると良いでしょう。あらかじめ何を求めているのかを明確にした上での検討がおすすめです。

代表的な会計ソフト

freee

簿記の知識が全くない方でも使用できる設計になっている、クラウド型の会計ソフトです。直感的に操作でき、取引明細を自動で取得したり、資金繰りレポートを自動で作成したりといった便利な機能が搭載されています。経理業務が未経験の方でも操作しやすい仕様となっており、30日間の無料体験版に対応。プランによって電話やメール、チャットなどで使い方のサポートも行っています。

マネーフォワード クラウド会計

freeeが初心者向けに設計されているのに対し、マネーフォワードは簿記の知識をある程度習得している人向け。AIが搭載されており、使うほどデータが蓄積されて賢くなるため、自動入力や仕訳業務が効率化されます。WindowsはもちろんMacにも対応しており、スマートフォンやタブレットなど、さまざまなシーンで活用できる、マルチデバイス対応です。

弥生会計オンライン

会計ソフトの老舗「弥生会計」が提供している、個人事業主の間で評判が良い会計ソフトです。簿記や会計の知識に浅くても利用できる、初心者に優しい設計となっています。電話やメールにて経理業務の相談も受け付け。銀行明細やクレジットカードなどの取引情報だけでなく、レシートや領収書をスキャンしたデータ、スマホアプリで撮影したデータまで自動で仕訳けする機能があるので、入力や仕訳業務の手間を大幅にカットできます。

勘定奉行クラウド

無償でついている「専門家ライセンス」を、顧問税理士に提供できる点が大きな特徴です。追加コストがかからず、会計事務所とリアルタイムで会計データを共有できます。クラウド上ですべての業務が完結するため、業務効率も格段にアップします。

フリーウェイ経理Lite

無期限に無料で使える点が特徴のソフトウェアで、バージョンアップも無料で提供。無料版では、データ入力から仕訳日記帳・総勘定元帳などの帳票印刷、企業分析レーダーチャートなどのグラフ機能などが備えられており、有料版では、自動仕訳やインターネット上へのデータ保存などの機能が追加されます。

会計ソフトの導入もアウトソーシングで

ここまで紹介した会計ソフトですが、導入や導入後の操作、実際の使用で手間取ることがあります。この導入から運用についてアウトソーシングサービスをおこなっている会社もあります。経理業務の効率化をよりスムーズに進められるので、その他の経理業務と合わせて依頼を検討してみるのも良いでしょう。本サイトでも経理代行サービスをおこなっている会社を比較・紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

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