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経理改善におすすめの「チャットボット」とは

働き方改革の推進によって業務のIT化が急務となり、社内業務の生産性アップを狙って「チャットボット」の導入を検討する企業も多くなっています。ここでは、チャットボットとは具体的にどういったもので、導入することでどのように生産性を向上させるのか、事例を交えて紹介しています。

チャットボットとは?

チャットボットとは、人工知能をもちいた自動会話プログラムのことです。

通常であれば人対人で話をするシーンであっても、チャットボットを活用すれば、システムが自動的に返事をしてくれます。日常的に発生する雑多な質問に対して担当者が都度回答しなければならず、人的リソースが割かれてしまっている場合であれば、チャットボットの導入で解決できる可能性があります。

チャットボットには人工知能が備わっているため、人対ITでもスムーズに会話が成り立ち、営業のサポートやヘルプデスクなどの業務の自動化に貢献できると期待されているのです。

チャットボットの種類

AI型とシナリオ型の2つに分けられるチャットボット。ここではそれぞれの特徴を紹介します。

AI型

AI型の場合、まさに人間と会話をしているような雰囲気で、質問一つに対して一つの回答をするように設定されています。その日の天気を尋ねれば「晴れです」と応じてくれるようなイメージです。AI型のチャットボットには、想定質問文と想定回答文が登録されており、チャットボットがAI機能によって学習し理解できるようになることで、想定回答文を答えられるようになる仕組みになっています。

社内でチャットボットを導入すれば営業の過去事例などを引き出すことができ、複雑な情報を探すといった作業に活用できます。

シナリオ型

シナリオ型では運営側が前もってシナリオを制作し、ユーザーからの質問をツリー構造のように絞っていくことで回答を選ぶ仕組みになっています。つまりシナリオ型に単語や文脈、会話の認識はできないため、単純な条件選択のみの対応しかできません。あらかじめ決められた条件に回答することが得意なチャットボットなので、ファイルがどこに格納されているか、マニュアルはどこかといった単純な質問をするときに役立つタイプです。

チャットボットを導入するメリット

通常であれば、顧客、或いは社内の人間から問い合わせがあったとき、担当者が直接対応しなければならず、問い合わせに対して専属で担当する人員を配置しているケースが一般的です。しかしチャットボットを導入すれば、問い合わせに自動で回答してくれるので、余計な人員配置の削減が可能に。従来よりもスピード感のある対応が実現できる上、チャットボットであれば24時間365日休むことなく対応できます。

チャットボットを導入する際の
ポイント

チャットボットを導入することで業務が効率化できたという声もあれば、チャットボットの魅力を実感できなかったというケースも。業務に活かせるように、チャットボットを導入する際のポイントをまとめました。

目的を明確化する

チャットボットには様々な便利機能が搭載されていますが、それらを活用するためにはどこの人員がどういった助け・機能を必要としているのか、スタッフ間で知識を共有しなければなりません。チャットボット導入の目的を事前に考えることで、余計な機能・コストを除外したシステムの導入が実現できるでしょう。

チャットボットに任せたい作業を「顧客情報の検索」や「経理の質問」とあらかじめ絞っておけば、ヘルプデスクの負担が軽減できるといった、期待される効果もわかりやすくなります。

サポート体制

チャットボットを有効に活用するためには、導入するチャットボットのサポート体制がどうなっているかチェックすることも大切です。特に初めてチャットボットを導入する場合、使い方やチューニング、不具合の対処など分からないことだらけになることが予想されます。

導入時のサポートはどうなっているのか、24時間対応してくれるかどうか、データチューニングのサポートはどうなっているかなどをチェックするようにしてください。また定期的なメンテナンスがあれば、チャットボットの運用もスムーズに運べます。

無料のお試しはできるか

チャットボットを導入する際重視したいポイントは会社に定着するかどうか。実際に導入したとしても、現場の社員が使いこなせなければ意味がないどころか、無駄な出費になってしまいます。

そのためまずはチャットボットを一度試しに使ってみる、「トライアル版」を導入するのが理想的。トライアル期間を設けることによって、導入する前に業務負担の軽減具合をチェックできるといったメリットもあります。

チャットボット導入事例

サッポロホールディングス株式会社

課題

働き方改革を行う際、根本的に業務について見直すことになった際の事例です。ナレッジが属人化しFAQが分からないなど社内での問い合わせが増加。結果社内問い合わせに業務時間が割かれる事態になり、生産性が低下するという課題に直面します。

導入によって得られた効果

AI型のチャットボットを導入することで質問者はすぐに問題解決できるようになり、たらいまわしにされることがなくなったそうです。問い合わせの担当をしていた人員は社内問い合わせに労力を割かれることもなくなり、業務効率化アップを実現しました。

株式会社ラクス

課題

領収書のペーパーレス化を進めるにあたって、社内の問い合わせが急増。経理部門の業務に支障をきたし、生産性を損なってしまう状態に陥ってしまった事例です。

導入によって得られた効果

チャットボットの導入によって問い合わせ対応をするための稼働時間が50%程削減。社内チャットボットがマニュアル誘導の自動対応を行うことで、これまでであれば問い合わせをしていた社員が自力で問題解決できるように。問い合わせによるやり取りの往復は激減し、業務負担が大幅に軽減できたそうです。

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