経理スタッフが突然退職した場合

更新日：2023/01/24

このページでは、自社の経理スタッフが突然に退職してしまった場合の対策や、突然の退職リスクに対する管理方法について解説しています。

経理スタッフの突然の退職は
深刻な問題

経理スタッフが突然退職した会社の事例

経理スタッフの退職後の後任が見つからない

長年経理業務を担っていた社員が退職することになったとのこと。グループ全体でおよそ100人以上の従業員を抱えており、経理の必要性が高い組織なのですぐに求人広告を出して経理の公認をと考えたものの、なかなか人が集まらない状況が続きました。一度だけパート社員を採用したものの、すぐに辞めてしまったようです。

100名以上の給与計算なので即戦力を求めたいものの、即戦力となるような人材が募集できず、人が集まらないものの求人広告を出し続けているので採用コストが膨れてしまっている、といった事例でした。

決算1ヵ月前に経理が突然退職

およそ20名の社員を抱えるとある建設業では、経理が一人だったとのこと。その経理担当者が税務申告書提出の一ヶ月前に体調不良を起こし、そのまま退職してしまいました。

突然退職してしまったことで、税務署申告までに採用が間に合わなくなってしまったとのこと。

引継ぎもなく突然の退社となってしまっただけではなく、1名だったこともあり属人的な会計処理となっていたことから、誰もその後のことが分からない点、一ヶ月後の税務申告書提出までにこれまでの経理を引き継いで、かつ処理を行える人間を新たに雇うことは現実的には非常に難しいのです。

経理が退職した場合に考えられるリスク

経理の業務負担が増加する

経理担当者が退職すると、経理業務に携わっていた人間が一人減ることになりますので、残された経理スタッフの業務負担が増加します。

残された人間だけで退職したスタッフ分の穴埋めを行うので、負担増となってしまいます。すると今度は穴埋めをするスタッフ心身の負担が増えてしまうため、残された経理担当者の退職リスクの増加が懸念されます。

また、経理担当者が一人の場合、他に経理を理解しているスタッフがいませんので、経理業務そのものが立ち行かなくなってしまいます。

もし経理スタッフが突然に退職してしまった場合、経費の処理や入金管理、給与計算などを代行してくれる人が見つからなければ、企業の業務は停滞し、取引先からの信用も失ってしまいます。

そのためたとえ経理スタッフが突然に会社を辞めたり、あるいは休職せざる得なくなったりしても、問題なく業務を遂行できるように普段からリスク対策を行っておくことが大切です。

経理業務は属人化しやすい

経理業務において、担当者の突然の退職や休職が大きなリスクとなる理由として、経理業務が属人化しやすいことが挙げられます。

業務の属人化とは、それぞれの業務が特定の個人の能力や経験に依存してしまう状況です。

経理業務はチームを組んで1つのプロジェクトに立ち向かうような業務と異なり、多くの場合、同じ担当者が一定の業務を長期的に実行する形式に。そのため、チーム責任者が全体を管理・把握しながら、個々のメンバーが互いに補い合って仕事を進めるタイプの業務と違って、経理業務では「あの人に任せておけば大丈夫」といった風潮が生まれやすくなります。

言い換えれば「特定の担当者がいなければ経理業務が成立しない」といった状況ともいえるため、会社にとってはとても危険な状態です。

突然の退職や休職は仕事の不満が原因とは限らない

例えば経理業務を担当する社員が労働環境や雇用条件に満足していたとしても、本人の病気や事故によるケガ、または結婚や出産、育児、さらに介護といった家庭の事情などで、突然の退職や休職を選択しなければならないケースもあるでしょう。

また、仕事内容に不満がなくとも、自分自身のスキルアップやキャリアアップを目指してがんばりたいと考える意欲的な人であれば、さらなるチャンスを求めて会社を去って行く可能性も考えられます。

経理業務のマニュアルが作成されていない

長年同じ人に経理業務を任せていた会社ほど、経理業務のマニュアルを作成していないことがほとんど。またマニュアルを作成していたとしても、定期的な見直しやアップデートがされておらず、個々の取引先との事情や現在の社内習慣まで網羅していない可能性もあるでしょう。

引き継ぎの時間が取れない

何か月も前に退職の意思表示を行い、丁寧な引継ぎを行った後の退職であれば周囲の負担も軽減されますが、残念ながらこのようなケースの方が少ないことが問題です。

現実的には退職の意思表示から実際に退職するまでも通常業務を行いますので、日常業務をこなしながらの引継ぎが難しいです。結局は日常業務に忙殺され、引継ぎの時間を確保できない中で退職してしまい、経理業務に支障をきたすケースが多いです。

後任の経理担当者を採用する場合もリスクが多い

経理担当者が退職した場合、早急に後任の経理担当者を採用しなければなりません。

しかし後任の経理担当者が自社にフィットするとは限りません。大前提として、求人広告のコスト、採用に至るまでの時間がかかりますので、急を要する場合には必要なタイミングまでに後任経理担当者を確保することが難しいケースが多いです。

即戦力となるのか疑問な点もリスクです。なぜなら、経理業務は会社によって業務フローが大きく異なることから、経験・スキルを持っていても、会社に慣れる時間が必要です。そのため、経理に関しては履歴書や職務経歴書だけでは自社にフィットするのか判断が難しい面があります。

さらには合う合わないの問題もあります。この点は経理に限った話ではありませんが、会社環境への順応は、こちらもやはり実際に働いてみなければ分からない部分です。

働く側としても、長く働きたいと思っていたものの思っていた環境と異なるとの思いから、すぐに辞めてしまうケースもありますし、経理担当者としての能力ではなく、人間性の部分での周囲の人間との相性もあります。能力は申し分なかったものの、何となくコミュニケーションが取れず、結局はすぐに辞めてしまうケースもあります。

経理の突然退職に備えるポイント

業務のマニュアル化

経理業務のルール化やマニュアル化を行い、誰が担当しても同じように経理業務を進められる状況を作っておくことが重要です。また、マニュアルはいつでも最新版を確認できるよう、共有体制を確立しておきます。

前任者から後任者へ引き継ぎの徹底

マニュアル化だけでは対応しきれない事例やポイントについて、必ず前任者から後任者へ引き継ぎを実施しましょう。

後任者としての人材を用意しておく

小規模な企業など、社内に経理業務を一任できる人材が存在しない場合、速やかに信頼できる人材を確保しなければなりません。

ただし、経理業務は企業にとっての最重要ポイントの1つでもあり、業務遂行能力はもちろん、本当に信頼できる人材を選ぶことが重要になります。

また、どうしても後任者が見つからない場合、派遣会社や経理代行といった社外のサービスへ相談することも選択肢の一つです。

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信頼できる人材の確保を意識する

経理スタッフが突然に退職する危険性がゼロでない以上、企業は常にリスク管理を行っておかなければなりません。しかし、昨今は労働人口の減少で新しい人材の雇用も簡単ではありません。

場合によっては自社で経理人材の育成を行わず、経理代行などにアウトソーシングすることが有効なケースもあるでしょう。

経理業務は企業ごとにニーズや習慣もあるため、自社にマッチした経理代行会社を選ぶには、事前にきちんと比較検討して最適と思われる会社を選択することが大切です。