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中小企業で経理をアウトソーシングしたい

中小企業が経理のアウトソーシングを検討する理由に「人手不足の問題」や「コストの削減」などがあげられます。ここでは、中小企業において経理をアウトソーシングするメリット・デメリットのほか、中小企業の日々の経理業務、アウトソーシング事例を紹介します。

中小企業が経理をアウトソーシングするメリット

退職リスクや採用コストがない

長年経理を担当してきた社員が突然退職を申し出てくるというケースは、中小企業だけでなく大企業でも課題となっています。

退職する社員の代わりに新たに経理を担当する社員を採用するためには、費用や労力がかかります。さらに、中小企業では経理業務が元の担当者に属人化していることもあり、次の担当者となる社員へ引き継ぐときにも、多くの時間と手間を要します。

また、せっかく時間をかけて教育しても、退職されてしまうと、それまで教育に費やしてきたコストはすべて無駄となってしまうのです。

経理業務をアウトソーシングすることで、これらの退職リスクや採用コストの問題は解消されます。

また、経理のアウトソーシングを行う際に、業務フローの改善やマニュアルを作成するなどの対策が取られるため、社内の窓口を担当する社員が変わり、引き継ぎが必要になっても、スムーズに対応できるでしょう。

人件費を削減できる

アウトソーシングにかかる費用は、時間給として換算すると多少割高になります。そのため、「アウトソーシング=高い」というイメージを抱いている人も多いようです。

しかし、実際に経理担当者を雇用する際には、給料以外に社会保険料や福利厚生費、通勤費などのコストがかかるほか、デスクや椅子、パソコンといった備品も必要になります。勤続年数が長くなればなるほど給料も上がっていくため、人件費が高くなるのは当然のことです。

一方、経理をアウトソーシングすれば、社員を雇用した場合と比較してコストを抑えられます。月単位で価格が決められているケースが多く、予算の管理もしやすいでしょう。

また、アウトソーシング先では経理の専門知識を持つスタッフが、委託した業務を担当します。社内で同じ業務を行う場合と比較すると、ミスが少ないうえに時間も節約できます。アウトソーシング先には、採用率1%という厳しい基準を設けている業者も存在します。自社で採用コストをかけずに、優秀な人材に経理を任せられる点もメリットの一つです。

業者によっては、繁忙期や特定の業務のみを依頼できる場合もあるため、全体的にみると自社で人材を確保するよりコストはかからないといえるでしょう。

法改正時も柔軟に対応できる

社会保険や税制に関連する「法改正」は頻繁に行われており、平成30年度の税制改正では、「法人課税」や「個人所得課税」「資産課税」「消費税」について20項目が改正されています。

税制や法改正に沿って経理業務や申告をするためには、新しい情報を常に確認しなければなりません。しかし、毎年のように改正が行われる都度、改正内容をチェックして対応するのは大変です。

その点、アウトソーシングを行う業者では、経理専門のスタッフが税法や社会保険の最新情報をチェックして対応してくれます。

本業や生産性の高い業務に集中できる

専門的な知識を必要とする経理業務。企業の事情によっては、経理担当を置けずに、経営者や従業員が経理を兼務していることも珍しくありません。知識を持たない人が伝票作成や記帳、請求書や領収書の作成など、煩雑な経理業務を行うと時間がかかります。お金に関わることなので、間違えてはいけないプレッシャーで、精神的にも負担が大きいでしょう。経理業務のルーティンワークに圧迫されて、本業に専念できなくなってしまいます。
そこで、経理代行を導入し経理のプロにお任せすると、これまで兼務してきた経営者や従業員は、利益に直結する生産性の高い業務に専念できます。

不正や業務が滞るリスクがなくなる

経理業務は、慢性的に人手不足で属人化しやすい業務です。経理データを管理できる人が会社内で限られていると、預金への着服や数値をごまかすといった不正発生のリスクが高くなります。そこに代行会社が業務に介入し、規約に沿った正しい処理を行うことで、不正を防止。第三者の目があるので、不正の抑止にもつながるでしょう。

属人化してしまうと起こるリスクの1つに、経理担当者が退職してしまうと、業務が滞ることがあげられます。経理代行業者は、幅広いアウトソーシング実績のある専門の担当者が多数在籍。業務の流れは共有されているため、受託経験で培った知見をプラスしてスムーズに業務を遂行していきます。経理担当者が不在でも業務が滞ることはありません。

中小企業が経理をアウトソーシングするデメリット

機密情報が流出するリスクがある

経理業務では、会社のお金の流れや取引先情報などの重要な情報を扱います。そうした情報が流出することを恐れ、外部のアウトソーシング業者を活用できないでいる担当者もいるでしょう。

しかし、アウトソーシングで最適な経理業務を対応してもらうには、委託先のスタッフと密にやりとりしなければなりません。

機密情報の漏洩を防ぐには、機密保持契約が締結でき、多くの実績があるなど、信頼できる業者を選ぶことがポイントとなります。

依頼できない作業がある

アウトソーシング先には、会計入力や請求書などの書類作成・管理などを依頼できますが、会社にスタッフが常駐していない業者の場合は、すべてのやりとりをオンライン上で行うことになります。

例えば、紙の領収書や書類を送付する場合は、スキャンしてメールなどで送るか、郵送するなどの作業フローが生じるでしょう。現金管理についても、ATMなどから直接現金をおろしてくるのではなく、オンラインでの振り込み対応になります。

また、税金の申告書を作成できるのは、納税者本人と作成業務を依頼された税理士、および税理士法人に限定されています。そのため、申告業務までアウトソーシングを活用する場合は、初めから税理士に依頼する方が全体のコストを減らせるという利点も。

業者によっては急ぎやイレギュラーな作業に対応できないところもあるため、どこまで対応してくれるのかを、契約時にしっかり確認するようにしましょう。

経理の知識やノウハウが社内に蓄積されない

アウトソーシングで経理を外部に委託すると、経理に関連するノウハウや知識・経験が社内に蓄積できないこともデメリットの一つといえます。

いずれ社内で経理を担当することになった際に、「非常に困るのでは…」と考える人もいるでしょう。しかし、アウトソーシング業者に対応してもらう際に作業マニュアルの作成を行うため、マニュアルはもちろん処理履歴の共有も可能。アウトソーシングの導入をやめる場合にも、スムーズに自社の経理担当者に業務の引き継ぎができます。

料金が割高になる場合がある

代行業者は、従量課金制を採用しているところがほとんどです。それぞれの会社の要望に応えられるように、オプションを設けていることが多く、コスト調整が可能。しかし、会社の規模や業務内容によっては、自社で経理業務専門の従業員を雇用する方が、費用を抑えられる場合もあります。
事業の拡大、上場、海外展開など組織体制が大きく変わるたびに、コストの見直しが必要です。仕訳する勘定科目が増えたり、給与計算の対象の社員が増えたりした場合にも、追加料金があるのかを確認する必要があります。
また現状の契約よりも、条件の良い代行業者が見つかり、乗り換える場合は引き継ぎが必要です。引き継ぎ期間は、現在業務を行ってもらっている代行会社と新規の代行会社、2社分の支払いを行うため、コストが倍以上になってしまう可能性があります。代行会社との契約の際は、自社の組織拡大に対応できるかも含め、情報収集して検討しておきましょう。

情報やレスポンスにタイムラグが生まれる

代行サービスを利用すると、当月分翌月処理となり約1ヶ月遅れで処理することになります。自社の従業員が経理業務を行っている場合は、常にリアルタイムで状況を確認可能です。また、自社に出向いてもらってない限り、ちょっとした質問にパッと話しかけて、すぐに答えてもらえません。

代行会社が倒産するリスク

代行会社が倒産するというリスクもあります。万が一の場合の対応策については考慮しておく、またはそういった場合のフォロー体制の有無についても確認が必要です。

経理代行のアウトソーシングの失敗事例

経理業務をアウトソーシングして成功した事例はたくさんありますが、理想通りに進まず失敗してしまった事例もあります。こちらでは経理アウトソーシングの導入失敗事例を紹介しながら、会社ごとによる、向き不向きや起こりうるリスクなどを考えていきましょう。

社内に経理のわかる人がいなくなってしまった

経理は給与計算や、経費の精算業務などだけではなく、各部門の会計情報を資料にまとめて経営をサポートする組織の中でも非常に重要な役割を担う部門。経理業務をフルアウトソーシングにした結果、社内には経理に関することがわかる社員がいなくなってしまうケースがありました。イレギュラーな業務も含めて、すべてをアウトソーサー頼みになることにより、毎回追加費用を請求されてコストがかかり過ぎてしまった失敗事例です。

現場を把握している経理担当者との連携を軽んじて導入してしまった

準備不足のまま動き出してしまうことも失敗につながってしまいます。経理のアウトソーシングは、ただの単純作業の代行業者ではありません。社内と社外、特に現場を把握している経理担当者との連携が必須です。アウトソーシングに移行する前に経理部の業務をしっかりと洗い出して、整理した状態で委託先へと依頼します。そのうえで役割分担について、具合的なことを話し合いすることが失敗を防ぐコツです。
アウトソーシングに切り替える際、経理業務を行っている社員に、内密にしたまま進めようとするケースは失敗が多くなります。担当者の受け止め方によっては「今までやってきたことが、外注できるような簡単な仕事だと突きつけられた」と感じ、引き継ぎ業務に非協力的になってしまうこともあります。担当者には、アウトソーシングに切り替える理由を真摯に伝えましょう。より重要な業務を担ってもらいたいからだという事も合わせて伝えれば、スムーズに移行ができるでしょう。

委託先の選定を誤ってしまう

不当な金額を請求する悪徳業者は論外ですが、目的に合致しない委託先を選んでしまうのも、もちろん失敗です。しかし、アウトソーサーを選ぶときに「社長の昔からの知り合いだから」「企業が長くお世話になっているから」などの理由で、選定することは少なくありません。そもそも業務改善のためにアウトソーシングを選択しているので、前時代的なことからは離れて会社にとって・社員にとっての、利益を第一に考えることが必要です。

経理アウトソーシングのセキュリティの不安の解決策

経理業務を、アウトソーシングする一番のリスクは情報漏えいでしょう。会社の情報が外部の人に流れてしまうかもしれないという不安に対して、安心できる管理体制が整っているのかを、あらかじめしっかりと確認しておきましょう。
今、多くの企業は経理アウトソーシングそのものが、情報漏えいのリスクになり得ると考える一方で、社内の経理部門のみで管理している現状は、故障やトラブルに脆弱だというという逆のリスクもあると考えています。適切なアクセス制限や情報漏えいへの対策を取り、情報セキュリティ対策を万全にすることで、大切な情報のバックアップにもなると考えられています。

経理アウトソーシングにおける人的コスト

一般的には、経理業務をアウトソーシングした場合と、経理専従の社員を自社採用した場合とでは、アウトソーシングにかかる人的コストの方が低くなるケースが多い傾向です。これは人数や業務内容の規模によって変わってきます。指標として、100人以上の規模か否かということで判断。100人体制まではアウトソーシングした方が、コスト的には合理性があります。100人以上の規模の会社では、経理専従の社員で経理業務を行う方が人的コストを抑えることが可能です。
しかし、アウトソーシングにかかる費用と、現在の担当者の人件費を単純にコスト面だけで比べるのはどうでしょうか。経理担当の方がどれだけの業務を行っているのか、それは適切な業務量なのか、という事も併せて考えなくてはいけません。アウトソーシングをせずに業務が回っているからと言って担当の人に無理をさせていると、万が一退職してしまったときに業務は滞り、アウトソーシングにかけるコスト以上の損失が生まれるかもしれません。
外注化するというのは「コストを下げて生産性を高めるための手段の一つ」です。会社ごとの状況を分析し、アウトソーシングを検討するのが良いでしょう。

上場企業のアウトソーシング活用

上場企業では、経理アウトソーシングをどのように活用しているのかについて紹介します。

長期的な視点

上場企業は、経理アウトソーシングを利用する際に、全てを任せるケースは少ないようです。上場の準備期間・上場初期と事業の成長期では活用の方法が変わってきます。
まずは上場準備期と上場初期です。この時期は、経理に関するノウハウが少ないと、沢山の業務に追われてしまうため、アウトソーシングを活用するのがおすすめ。事業の成長期には業務量も増え、アウトソーシングだけに頼っているとコストが膨らんでしまいます。他部署との連携や、社内事情に通じた専門的な経理担当が必要となるでしょう。
長期的な視点で考えると、時期を見て自社での経理担当を育てていくことも検討が必要。経理アウトソーシングの中でも経理担当者の育成やコンサルティングを行ってくれるサービスがあり、上場企業ではこういったサービスも活用しているようです。

子会社化して業務を集約する

さまざまなグループ会社を抱えている企業では、会社ごとに経理担当を配置するのではなく、経理担当者を集約して子会社にしているケースがあります。そこに全ての経理業務を集約しているため、効率的に業務ができるでしょう。
そういった大手企業の経理専門の子会社が、他社のアウトソーシングを請け負っていることもあるようです。

経理代行のアウトソーシングで失敗しないためには

経理代行サービスには、必要な部分だけアウトソーシングするプランと、経理を丸ごとお任せできるプランがあります。業者によってサービスの組み合わせも様々です。自社がアウトソーシングする目的を明確にして業者に依頼をすることによって、失敗なく目的を効率よく達成ができます。
経理業務の熟練スタッフの育成や、確保が難しく悩んでいる場合には経理を丸ごとお任せできるサービスもあります。プロに一括して任せられるので効率的で安心です。

中小企業の日々の経理業務

中小企業が毎日、あるいは週末・月末にまとめて行なっている経理業務には、以下のようなものがあります。

領収書の入力・整理

仕入れや経費の支払いを現金で行った場合は、領収書をみながら仕訳を記入します。領収書は相手が現金を受け取ったという重要な証拠書類となります。紛失しないよう扱いには注意しましょう。

また、「帳簿上の現金残高」と「実際の現金残高」は、毎日チェックすることが大切です。現金の収支は金額に誤りがあったり、記帳漏れがあったりとミスが発生しやすい業務です。そのため、毎日残高照会を行うことにより、原因究明が容易になります。

ちなみに、金額が5万円以上の領収書の場合は収入印紙が必要ですが、5万円未満の場合は印紙税がかからないため、収入印紙を貼り付ける必要はありません。

売掛金・買掛金の入力

その日に行った売上や仕入、入金や支払いなどの取引について、売掛帳と買掛帳を参考にしながら仕訳を入力します。

中小企業の経理業務アウトソーシング事例

日々の経理業務の繁雑さから一部の業務だけでなく、すべての経理を税理士にアウトソーシングする中小企業も多いようです。アウトソーシングをどこまで活用すべきか、以下にいくつかの事例を紹介します。

会計ソフトの導入支援のみ依頼

毎月のサポートを必要としない小規模な会社であれば、会計ソフトを導入する際のサポートのみを税理士に依頼するといいでしょう。

簿記の知識がなくても簡単に操作できるソフトもありますが、導入の際には自社の経理に合わせた初期設定が必要になります。会計ソフトに慣れている税理士に、導入サポートを依頼するのが無難です。

税理士と連携しながら会計ソフトへ入力

税理士のサポートを継続的に受けながら、会計ソフトで日々の経理業務を行うことも可能です。クレジットカードやインターネットバンキングと連携すれば、仕訳も自動で入力できます。

クラウド会計を利用することで、経営者や経理部、税理士が入力したデータや自動入力されたデータが、作業後すぐに共有できるため、資金繰りや節税などの対策について、スピーディーにアドバイスが受けられます。

また、経営状況の確認や会計処理などの複雑な業務は税理士に依頼し、通常の経理業務だけを社内で行う方法もあります。

クラウド会計で担当者の在宅勤務も可能

クラウド会計はインターネット環境さえあれば、会社以外のどこでも会計業務ができるため、経理担当者を在宅勤務にすることも可能です。例えば、中小企業の経理業務では常勤のスタッフを設けるほど仕事量がない場合、入力業務のみアウトソーシングを活用するという選択もできます。

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