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中小企業で経理をアウトソーシングしたい

中小企業が経理のアウトソーシングを検討する理由に「人手不足の問題」や「コストの削減」などがあげられます。ここでは、中小企業において経理をアウトソーシングするメリット・デメリットのほか、中小企業の日々の経理業務、アウトソーシング事例を紹介します。

中小企業が経理をアウトソーシングするメリット

退職リスクや採用コストがない

長年経理を担当してきた社員が突然退職を申し出てくるというケースは、中小企業だけでなく大企業でも課題となっています。

退職する社員の代わりに新たに経理を担当する社員を採用するためには、費用や労力がかかります。さらに、中小企業では経理業務が元の担当者に属人化していることもあり、次の担当者となる社員へ引き継ぐときにも、多くの時間と手間を要します。

また、せっかく時間をかけて教育しても、退職されてしまうと、それまで教育に費やしてきたコストはすべて無駄となってしまうのです。

経理業務をアウトソーシングすることで、これらの退職リスクや採用コストの問題は解消されます。

また、経理のアウトソーシングを行う際に、業務フローの改善やマニュアルを作成するなどの対策が取られるため、社内の窓口を担当する社員が変わり、引き継ぎが必要になっても、スムーズに対応できるでしょう。

人件費を削減できる

アウトソーシングにかかる費用は、時間給として換算すると多少割高になります。そのため、「アウトソーシング=高い」というイメージを抱いている人も多いようです。

しかし、実際に経理担当者を雇用する際には、給料以外に社会保険料や福利厚生費、通勤費などのコストがかかるほか、デスクや椅子、パソコンといった備品も必要になります。勤続年数が長くなればなるほど給料も上がっていくため、人件費が高くなるのは当然のことです。

一方、経理をアウトソーシングすれば、社員を雇用した場合と比較してコストを抑えられます。月単位で価格が決められているケースが多く、予算の管理もしやすいでしょう。

また、アウトソーシング先では経理の専門知識を持つスタッフが、委託した業務を担当します。社内で同じ業務を行う場合と比較すると、ミスが少ないうえに時間も節約できます。アウトソーシング先には、採用率1%という厳しい基準を設けている業者も存在します。自社で採用コストをかけずに、優秀な人材に経理を任せられる点もメリットの一つです。

業者によっては、繁忙期や特定の業務のみを依頼できる場合もあるため、全体的にみると自社で人材を確保するよりコストはかからないといえるでしょう。

法改正時も柔軟に対応できる

社会保険や税制に関連する「法改正」は頻繁に行われており、平成30年度の税制改正では、「法人課税」や「個人所得課税」「資産課税」「消費税」について20項目が改正されています。

税制や法改正に沿って経理業務や申告をするためには、新しい情報を常に確認しなければなりません。しかし、毎年のように改正が行われる都度、改正内容をチェックして対応するのは大変です。

その点、アウトソーシングを行う業者では、経理専門のスタッフが税法や社会保険の最新情報をチェックして対応してくれます。

中小企業が経理をアウトソーシングするデメリット

機密情報が流出するリスクがある

経理業務では、会社のお金の流れや取引先情報などの重要な情報を扱います。そうした情報が流出することを恐れ、外部のアウトソーシング業者を活用できないでいる担当者もいるでしょう。

しかし、アウトソーシングで最適な経理業務を対応してもらうには、委託先のスタッフと密にやりとりしなければなりません。

機密情報の漏洩を防ぐには、機密保持契約が締結でき、多くの実績があるなど、信頼できる業者を選ぶことがポイントとなります。

依頼できない作業がある

アウトソーシング先には、会計入力や請求書などの書類作成・管理などを依頼できますが、会社にスタッフが常駐していない業者の場合は、すべてのやりとりをオンライン上で行うことになります。

例えば、紙の領収書や書類を送付する場合は、スキャンしてメールなどで送るか、郵送するなどの作業フローが生じるでしょう。現金管理についても、ATMなどから直接現金をおろしてくるのではなく、オンラインでの振り込み対応になります。

また、税金の申告書を作成できるのは、納税者本人と作成業務を依頼された税理士、および税理士法人に限定されています。そのため、申告業務までアウトソーシングを活用する場合は、初めから税理士に依頼する方が全体のコストを減らせるという利点も。

業者によっては急ぎやイレギュラーな作業に対応できないところもあるため、どこまで対応してくれるのかを、契約時にしっかり確認するようにしましょう。

経理の知識やノウハウが社内に蓄積されない

アウトソーシングで経理を外部に委託すると、経理に関連するノウハウや知識・経験が社内に蓄積できないこともデメリットの一つといえます。

いずれ社内で経理を担当することになった際に、「非常に困るのでは…」と考える人もいるでしょう。しかし、アウトソーシング業者に対応してもらう際に作業マニュアルの作成を行うため、マニュアルはもちろん処理履歴の共有も可能。アウトソーシングの導入をやめる場合にも、スムーズに自社の経理担当者に業務の引き継ぎができます。

中小企業の日々の経理業務

中小企業が毎日、あるいは週末・月末にまとめて行なっている経理業務には、以下のようなものがあります。

領収書の入力・整理

仕入れや経費の支払いを現金で行った場合は、領収書をみながら仕訳を記入します。領収書は相手が現金を受け取ったという重要な証拠書類となります。紛失しないよう扱いには注意しましょう。

また、「帳簿上の現金残高」と「実際の現金残高」は、毎日チェックすることが大切です。現金の収支は金額に誤りがあったり、記帳漏れがあったりとミスが発生しやすい業務です。そのため、毎日残高照会を行うことにより、原因究明が容易になります。

ちなみに、金額が5万円以上の領収書の場合は収入印紙が必要ですが、5万円未満の場合は印紙税がかからないため、収入印紙を貼り付ける必要はありません。

売掛金・買掛金の入力

その日に行った売上や仕入、入金や支払いなどの取引について、売掛帳と買掛帳を参考にしながら仕訳を入力します。

中小企業の経理業務アウトソーシング事例

日々の経理業務の繁雑さから一部の業務だけでなく、すべての経理を税理士にアウトソーシングする中小企業も多いようです。アウトソーシングをどこまで活用すべきか、以下にいくつかの事例を紹介します。

会計ソフトの導入支援のみ依頼

毎月のサポートを必要としない小規模な会社であれば、会計ソフトを導入する際のサポートのみを税理士に依頼するといいでしょう。

簿記の知識がなくても簡単に操作できるソフトもありますが、導入の際には自社の経理に合わせた初期設定が必要になります。会計ソフトに慣れている税理士に、導入サポートを依頼するのが無難です。

税理士と連携しながら会計ソフトへ入力

税理士のサポートを継続的に受けながら、会計ソフトで日々の経理業務を行うことも可能です。クレジットカードやインターネットバンキングと連携すれば、仕訳も自動で入力できます。

クラウド会計を利用することで、経営者や経理部、税理士が入力したデータや自動入力されたデータが、作業後すぐに共有できるため、資金繰りや節税などの対策について、スピーディーにアドバイスが受けられます。

また、経営状況の確認や会計処理などの複雑な業務は税理士に依頼し、通常の経理業務だけを社内で行う方法もあります。

クラウド会計で担当者の在宅勤務も可能

クラウド会計はインターネット環境さえあれば、会社以外のどこでも会計業務ができるため、経理担当者を在宅勤務にすることも可能です。例えば、中小企業の経理業務では常勤のスタッフを設けるほど仕事量がない場合、入力業務のみアウトソーシングを活用するという選択もできます。

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