サブスクの経理処理ってどうすればいい？

更新日：2024/12/20

そもそもサブスクとは？

サブスクという名称で知られるサブスクリプションとは、いわゆる定額制サービスのこと。もともとは定期購読を意味する言葉でしたが、昨今ではある商品やサービスを一定期間・一定額で利用できる新しいビジネスモデルとして注目を集めています。たとえば、ソフトウェアライセンスの定額利用サービスや音楽の定額聞き放題サービスなどがサブスクリプションの代表的なサービスと言えるでしょう。

サブスクリプションの利用は個人だけでなく企業においても広がっており、どう経理処理すれば良いのか悩んでいる経理担当者も多いのではないでしょうか。また、逆にサブスク型のサービス提供に乗り出した企業においても、これまでになかったビジネスモデルの経理処理に混乱している方もいるはず。

ここでは、サブスクリプションの提供側と導入側に分けて、経理処理のポイントを解説します。

【提供側】サブスクの経理処理のポイント

複雑な売上計上のルールを明文化する

サブスクリプションにはさまざまなオプションが用意されていることがほとんどで、顧客によってサービス内容や料金が異なります。また、オプションの途中追加や特定の期間のみ重量課金する顧客も多いので、定額制サービスとひとくちに言っても月々の支払額が一定じゃないケースは珍しくありません。そのため、経理処理がどうしても複雑になってしまいます。

正確な計上・請求を行なうには、まず売上計上のルールを月ごとに計上するのか、もしくは年ごとに計上するのか決めておきましょう。売上計上のルールを統一しておくと、月払い・年間払い・期間限定の重量課金などさまざまなプランが用意されている場合でも対応しやすくなります。

また、年間一括払いの顧客からの売上を月ごとに計上する場合、一括払いの特典として割引料金や特別料金を設けていると、請求料金を12できれいに割れない可能性があります。月ごとに計上するのであれば、経理処理しやすいように1ヶ月目の請求額を多めまたは少なめに設定し、残りの月の金額を計算しやすい10の倍数や100の倍数で調整するなどのルールを固めておきましょう。

ルールを明文化していれば、経理担当者が変わったとしても引継ぎがしやすく、業務を円滑に進めやすくなるメリットがあります。

業務のシステム化でヒューマンエラーを防止

サブスクリプションは顧客によって申込状況や請求額が異なるため、人力に頼る経理処理の方法ではヒューマンエラーが発生しやすくなります。そのため、AIを使った業務のシステム化により、顧客の利用・申込状況を正確に把握できる仕組みをつくっておくのが理想です。AIを導入すれば顧客のプランや請求日の管理、月々の売上から請求書の発行までシステム化でき、ヒューマンエラーの防止につながります。

当然ながらAIの導入にはコストがかかってしまいますが、ヒューマンエラーによる顧客からの信頼低下や顧客離れのリスクを考えると、導入により得られるメリットも大きいと言えるでしょう。すべてをシステム化するのではなく、ヒューマンエラーを特に起こしやすい料金計算などの工程を部分的にシステム化するだけでも、経理処理の効率化やミスの減少に貢献できます。

サブスクの勘定科目について

通信費

一般的にクラウド型ソフトウェアやデータのやり取りが必要なサービス利用料は、「通信費」で処理されることが多いです。この「通信費」は、業務で使用する電話代やインターネット回線代など、通信に関連する費用全般を処理する勘定科目です。

支払手数料

アプリやソフトウェアの使用料、電子書籍や動画などのオンラインコンテンツ利用料については、「支払手数料」や「消耗品費」で処理する場合があります。「支払手数料」は事業活動に必要な手数料を仕訳するための勘定科目で、「消耗品費」は主に耐用年数1年未満、または金額10万円未満の物を処理する際に用いられる科目です。

リース料

パソコンや自動車をリース契約やレンタル契約で利用する場合は、「リース料」または「賃借料」を用います。「リース料」はリース契約に基づく費用を、「賃借料」はレンタル契約で支払った費用を計上するための勘定科目です。一方で、ワークスペースを継続的に借りる際は、賃料として「地代家賃」を使用します。この科目は土地や建物、月極駐車場などの継続的な使用料を計上する際に活用されます。

福利厚生費

福利厚生目的で導入する定額制のドリンクサーバーなどは、「福利厚生費」で処理できます。これは、従業員の福利厚生を目的とした支出を仕訳する際に使用する科目です。ただし、10万円以下または1年未満の使用可能期間に該当する場合は、「消耗品費」も適用可能です。一方、来客向けのドリンク提供が目的で設置した場合は、「交際費」として計上することが適切です。「交際費」は主に得意先や取引先との接待費用などを処理する際に使用されます。

雑費

特に用途が限定されず、金額が少額である場合や個別に管理する必要がない場合は、「雑費」を使って仕訳することもできます。この科目はどの勘定科目にも該当しない費用や、一時的な出費において適用されます。

【導入側】サブスクの経理処理のポイント

サブスクリプションを導入するといっても特別な仕訳は必要なく、用途に応じて勘定科目を支払手数料や通信費、広告費、福利厚生費などと仕訳すれば問題ありません。たとえば、サブスク型のリース契約であれば、「リース料」として計上します。ただし、支払期間に応じて経理処理が変わってくるため、この点は注意が必要です。また、サブスクリプションの経理処理の特徴として、資産としての管理や減価償却の処理が不要になります。

毎月払いの場合

一定期間に渡って毎月支払う契約の場合は、経理処理をその都度行ないます。たとえば年間16,000円のライセンス使用料を毎月払いで契約した際は、毎月8,000円を「支払手数料」などの費用科目で計上しましょう。

例として、会計ソフトウェアの月額利用料8,000円を当座預金から支払った場合、借方に「通信費」8,000円、貸方に「当座預金」8,000円を記載します。

借方		貸方
通信費	8000	当座預金	8000

一括払い・契約期間が1年以内の場合

1年以内の契約であれば、「短期前払費用」で一括計上することが可能。ただし、これはあくまでも特例としての経理処理になるため、原則的には代金を一括で前払いした場合でも経理処理はサービス提供を受けた月に行ないます。例として、年額利用料10万円を当座預金から支払った場合、借方に「通信費」10万円、貸方に「当座預金」10万円を記載します。

借方		貸方
通信費	100000	当座預金	100000

一括払い・契約期間が1年超の場合

サブスクリプションサービスの利用期間と会計期間が一致しない場合は、会計期間を超える分を前払費用として資産計上します。そのうえで、翌期以降に資産計上した前払費用を経理処理していきます。例として、利用料が2年分で、計20万円分を預金から支払った場合は以下のようになります。

借方		貸方
通信費	200000	当座預金	200000

経理代行であれば面倒なサブスクの経理処理は不要

サブスクリプションはユーザーにとっては便利なサービスですが、提供する側の経理担当者にとっては複雑な売上計上を求められるので慣れるまでに時間がかかってしまいます。また、業務の効率化を図ってAIを導入するにしても、経営者にとってはAIを導入するコストやシステム化に慣れるまでの時間が難点と言えるでしょう。

経理代行サービスであれば、慣れないサブスクリプションの経理処理をイチから覚える手間が省け、業務のシステム化に伴う準備期間やシステムの導入も必要なくなります。また、経理担当者の負担を減らすことで、離職リスクの防止につながるメリットもあり。自社対応と経理代行サービスのどちらがコストメリットやリスク管理につながるかを比較しながら、サービスの利用を検討してみるのをおすすめします。

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