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一人経理のリスク対策について

たった一人で全ての経理業務を担当する「一人経理」。こちらでは、一人経理のメリット・デメリットについてまとめています。一人経理の課題や解決策についても触れているので、ぜひ参考にしてください。

一人経理が担う業務とは?

従業員が数百人もいる規模の大きな会社では、給与や経費などの業務を各分野に分け、それぞれの業務を数名で分担して行っています。そのため、大企業の経理業務を担当する場合は、一つの分野における専門家としての知識やスキルが、求められるという側面があります。

一方、小規模な企業での一人経理は、幅広い業務を一人で担当するため、広範囲にわたる総合的な知識とスキルが求められるでしょう。

一人経理で行う業務は、「財務会計」「管理会計」「財務管理(資金業務)」の3つの範囲となります。これらの業務に加え、総務や労務の業務も兼任することもあります。

経理代行サービスといっても代行会社によって対応範囲は様々です。自社対応と経理代行サービスのどちらがコストメリットやリスク管理につながるかを比較しながら、サービスの利用を検討してみるのをおすすめします。

ここでは、おすすめの経理代行会社の経理業務のサポート範囲を比較しているので、依頼を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

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一人経理が行う「財務会計」とは

財務会計とは、取引集計・決算です。

主に取引金融機関や株主、債権者といった外部向けの会計情報となることから、ミスが会社の評判を左右しかねない重要な会計業務となっています。

仕事のメインとなるのが仕訳伝票や会計情報の入力、それら伝票の作成業務です。会社が行った取引のデータは経理に集められるシステムです。その「集められたデータ」を仕訳伝票として作成することで、決算に備えます。

決算伝票は取引日や勘定科目、金銭、作成社員、伝票承認印が記載される大切なデータです。また、帳簿や試算表の作成も主な業務となっています。

また、業種によって異なるお仕事もあります。

例えば製造業の会社では、決算書を作成するためには原価を計算しなければなりませんが、原価計算も財務会計の業務の一環です。

原価計算は決算書作成業務だけではなく、予算管理や製品売価算定等、経営管理にも利用されることもある大切な役割です。

また、固定資産管理や減価償却も財務会計業務です。これらの取引データを集積させ、決算を行います。

1年間の年次決算、1ヵ月の月次決算等、決算書にもいくつかの種類がありますが先程もお伝えしたように、外部の人間も見ることになるミスの許されない重要な業務となっています。

一人経理が行う「管理会計」とは

管理会計は財務会計のような法律制限がないものです。そのため、業種や会社の規模によって業態がさまざまな形となっています。

一般的な管理会計業務としてはまず経営分析です。

経営者は会社経営において常に判断を迫られることになりますが、判断するための材料となるのが経営分析でのデータです。

財務諸表分析、調査報告書分析、特殊調査分析の三種類の分析方法にて自社の状況はもちろんですが、ライバルや業界全体の動向をチェックします。

そして原価管理です。

会社は利益を上げてこそですが、利益を上げるためには利益となる採算ラインを把握しておく必要があります。満足度や品質といった価格以外の面も含め、顧客を満足させ、自社の利益につながるための施策全般を原価管理と呼びます。

キャッシュフローも管理会計です。

お金の流れを明確にする施策で、利益・損失を含めて会社のお金の流れを把握し、経営者や社長など、会社のコアメンバーに届けます。

そして予算統制です。事前に組んだ予算と実際の経営数値を比較し、なぜ計画通りに進まなかったのかを分析します。過去の実績や予算を比較するだけではなく、業界の動向等も考慮しなければならないもので、「過去会計」と呼ばれている財務会計に対し、管理会計は「未来会計」と呼ばれることもあるのは、両者の特性の違いを端的に表しているのではないでしょうか。

一人経理が行う「財務管理(資金業務)」とは

資金業務は広い意味では財務管理業務です。

会社の資金がスムーズに流れるための業務で、会社の規模によって組織の大きさは異なります。大企業であれば専門部署が設けられるケースが多いですが、中小企業では他の業務と兼任するケースも多いです。

資金調達の手段として、銀行等の金融機関から資金調達を行う間接金融と、株主・投資家からの資金調達となる直接金融に分類できます。

会社が上場しているか、非上場かで資金調達手段は異なります。上場している場合は投資家を相手にした直接金融が可能ですが、非上場の会社の場合、投資家を見つけるのは困難なので金融機関を対象にした間接金融となります。

いずれの方法であれ、調達した資金を効率的に運用することもお仕事です。近年は銀行決済が主流となっていますが、まだまだ小切手・手形での決済を行っている会社もありますので、それらの知識も求められます。

一人経理のメリット

一人経理のメリットには、経理業務を担当する社員側のメリットと経営者側のメリットがあります。担当者側のメリットといえば、広範囲の業務を経験できることに尽きるでしょう。一人経理のメリットを活用すれば、自身のスキルアップにつなげられます。

経理担当者側のメリット

自分の判断で業務を進められる

一人経理はすべての経理業務を担当するため、とにかく忙しい仕事ですが、そのぶんスケジュールを立てやすいという側面もあります。また、自分の考えで判断しながら仕事を進められるので、仕事にメリハリをつけやすいというメリットもあります。

幅広い分野の経験値が上がり転職にも有利

一人で業務をこなすうち必然的に仕事の処理能力もアップしていくでしょう。一人経理は経営幹部に近い立場で行う業務も多く存在します。経営戦略の会議に参加したり、経営管理やマーケティングなどに触れたりする機会も増えていくでしょう。そのような環境の中で経験を積んでいくことで、単なる経理部署の垣根を越え、貴重な知識とスキルが得られます

さらに、銀行や税理士などの外部の専門家と関わる機会も多く、コミュニケーション能力や交渉力などのスキルアップも期待できるでしょう。また、一人経理の需要が高い中小企業へ転職する場合、一人経理の業務で得た経験とスキルは強い武器となるでしょう。

経営者側のメリット

人件費を抑えられる

経営者側のメリットは人件費が抑えられるという点です。実際、中小企業を中心に一人経理を選択している企業は、一定数存在します。事業の立ち上げ時期で経理部門に人手を多く割くわけにはいかない場合、一人経理は運営コストの削減に大きく貢献するといえるでしょう。

経理状況を把握しやすい

一人経理は「資産・資金管理・決算」まで、すべての経理業務を担当者一人で行うため、会社のお金の流れを把握する際には、その担当者一人に確認すれば済みます。そのため、時間的なコストも削減できるでしょう

一人経理のデメリット

人件費の削減やゼネラリストとしてスキルアップできるといったメリットがある一方で、一人経理ならではの課題や悩みもあるでしょう。以下では一人経理のデメリットについて、経理担当者側と経営者側、双方の立場から考えます。

経理担当者側のデメリット

ミスを見逃しやすい

担当者が複数いる企業の場合は部署内でダブルチェックも可能ですが、たった一人で経理業務を行う一人経理の場合は自身でチェックを行うほかなく、ミスを見逃しやすい傾向にあります。

そのため、万が一ミスがあっても早期に発見できるよう社内でフォロー体制を整えることが重要です。マニュアルを作成してほかの部署と協力し、ダブルチェックを行うというのも一つの方法です。

相談する相手がいない

業務の進行中に問題が生じた場合や困った事態に陥った場合、一人経理では相談できる相手がいません。問題を解決するには、税務署や日本税務研究センターなどの専門機関に問い合わせたり、電話や面談で相談をしたりするようにしましょう。

また、社内でのフォロー体制のほか、税理士といった外部の関係者に相談するという方法もあります。

退職に時間がかかる

一人経理は会社のお金のすべてを管理する仕事であるため、急に会社を辞めたいと申し出ても、すぐには退職できないケースが多いようです。自分の代わりとなる人材が採用され、引き継ぎを行った後にようやく退職できる状態になるため、自分の転職活動がなかなか進められないこともあります。

経営者側のデメリット

大きなミスを見落としがち

経理担当者のデメリットは、経営者側にとっても大きなデメリットとなります。特に一人で業務を行うために、ミスを見逃すリスクは高くなるでしょう。

帳尻が合わない

ミスに気づかなければ、結果的にお金の計算が合わなくなります。その間違いを探す労力も、余計にかかることになります。

急な休みや退職に対応できない

経理担当者が体調を壊したり急に退職を申し出たりなど、急に何かあったときには代わりの担当者がいないため、経理業務は完全にストップしてしまいます。

組織がうまく機能しなくなる

会社のお金の管理を一人に任せるということは非常にリスクが高く、担当者がいなくなったりミスが起こったりした場合には、会社は機能不全を起こすでしょう。

一人経理のリスク対策

一人経理にはメリットもいくつかありますが、会社のお金の流れや管理を担うため、圧倒的にリスクが高くなります

リスクを抑えるために人件費を割いて業務体制を組むか、やむを得ず一人体制を続ける場合は、経理の専門家が集まる「経理代行」を検討するのが良いでしょう。

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経理代行といっても代行会社によって対応範囲は様々です。
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