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法人カードで経費処理が楽になるって本当?

そもそも法人カードってどういうもの?

法人カードとは、ビジネスカードやコーポレートカードなどとも呼ばれる企業や個人事業者向けのクレジットカードのこと。法人格を問わず申し込みができ、個人商店の経営者やフリーランスなどの個人事業主でも法人カードをつくることが可能です。法人カードは経費の決済に利用されるケースが多く、従来の経費処理にかかっていた負担や人的ミスなどの課題が大幅に解決されることもあって、多くの企業や法人が導入に乗り出しています。

法人カードを導入するメリット

経費処理が楽になる

法人カードで経費を決済した場合、毎月カード会社から発行されるカード利用明細書で利用した内容を確認できます。カード利用明細データは経理ソフトに取り込めるケースが多いため、手作業で金額や日付を入力する手間がかからず、人的ミスの発生を防ぐことが可能。経理担当者の業務負担の軽減につながるほか、経営者にとっても経理業務の効率化により人件費の削減を期待できます。

個人事業主の場合は、仕事の経費の決済に個人のクレジットカードではなく法人カードを使用することで、確定申告の書類作成が楽になるメリットがあります。

小口現金の精算業務が不要

法人カードを導入していない企業だと、出張時の交通費や宿泊費、接待などの飲食費は従業員が立て替えて精算する、または事前に仮払いを行ないます。小口現金から現金を取り出して従業員にその都度支払うという方法の場合、経理担当者は業務の終わりにその日の小口現金の残高確認や帳簿記入業務を行なわなければいけません。さらに、残高が合わない場合は出納記録を確認する必要もあり、経理担当者の負担を大きくしている要因の1つです。

法人カードを導入していれば、従業員が法人カードで決済できるため、小口現金の精算業務や残高確認などの業務が不要になります。

不正防止・社内ガバナンスの強化

法人カードであればカード利用明細書から社員が利用した金額を正確に把握できるため、経費の水増し申請の防止が可能です。そのほかにも、どの部署のどの社員が経費としていくら使ったのかも明確にでき、経費利用をすべて可視化することで社内ガバナンスの強化につながるメリットもあります。

法人カードの注意点

キャッシング機能の有無

個人のクレジットカードとは違い、法人は貸し倒れリスクが大きいことからキャッシング機能がないカードもあるので要注意。以前はキャッシングできないことが法人カードのデメリットでしたが、現在はキャッシング機能を備えたカードも登場しており、使いやすいように改善されています。キャッシングを希望するのであれば、導入を検討している法人カードにキャッシング機能が備わっているかを確認しておきましょう。

私的利用はしない

社員が経費以外の個人的な用途で法人カードを使用してしまった場合、経理担当者が経費と個人の利用を仕分け直すという手間がかかってしまいます。経理精算が楽になるという法人カードのメリットが失われてしまうため、法人カードを導入する際は私的利用をしないように社員に周知しておきましょう。

付帯サービスの内部規定を作成する

個人用のクレジットカードと同様に、法人カードでもポイント還元の付帯サービスを受けられます。法人カードのポイントの帰属先は原則として契約している企業になりますが、社員が利用しても違法ではありません。そのため、ポイント利用に関するトラブルが起きないように、内部規定でルールを設けておくことが大切です。

法人カードで経費処理を行なうポイント

未払金として処理する

法人カードを使って決済した場合は未払金としてその都度計上し、翌月の引き落とし時に未払金を処理する方法があります。未払金を使用しない方法としては、引き落とし日にすべての費用科目を記載して仕訳をすることも可能。後者の方法だと未払金の処理が不要になり、経費処理をより簡素化できるメリットがあります。

支払手数料は別途計上する

分割払いやリボ払いで決済した場合、利用金額のほかに支払手数料や支払利息の仕訳が必要です。ただし、分割手数料が無料の法人カードであれば手数料分の経費処理は必要ありません。リボ払いの場合は、利子が変則的で毎月の手数料が変わるため、しっかりと把握しておきましょう。

キャッシングは「短期借入金」として処理

法人カードでキャッシングを行なった場合、勘定科目は借方に現金、貸方に短期借入金を記入する形になります。ただし、借りる期間が3年以上であれば「長期借入金」として処理しなければいけません。また、手数料については、分割払いやリボ払いと同様に支払手数料としての処理が必要です。

還元サービスは雑収入として記載

法人カードの付帯サービスで貯まったポイントやマイルは、使用したときに「雑収入」として記載します。たとえば、200円のボールペンを法人カードのポイントを消費して購入したのであれば、借方に消耗品費、貸方に雑収入と記載して経費処理を行ないましょう。

ただ、ポイントやマイルなどを消費した場合の経費処理は、実のところ法律上では義務付けられていません。また、ポイントで消費した分を値引きとして捉えた場合も、経費処理の必要はなくなります。ただし、あくまでも義務付けられていないというだけなので、担当の税理士に経費処理を促された場合は従うのが無難です。

経理代行なら法人カードのメリットを楽に実感できる

法人カードを導入することで、これまで負担の大きかった手作業での入力や小口現金での精算業務が不要になり、経費処理が格段に楽になります。さらに経費処理をスムーズに行ないたいのであれば、経理代行サービスの導入を検討するのもおすすめです。経費処理を代行することで、そのほかの業務に集中でき、業務の効率化を図れます。経理代行とひとくちに言っても会社によって対応できるサービスが異なるため、対応の柔軟さや実績の豊富さなどを比較しながら検討しましょう。

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