経理業務を自計化したい

更新日：2024/05/30

経理業務のすべてを、会計事務所や税理士に委託するケースは多いですが、会社の業績や業務内容によって、会計に必要な処理も多くなります。「自計化」は、そうした経理業務をより効率化するための一つの手段です。

このページでは、経理業務の自計化を導入するメリットやデメリット、自計化をすべき会社と避けた方が良い会社などについて解説します。

自計化とは？

経理処理業務を効率化させるために、経営処理に必要な日々の営業取引内容を、自社で記帳あるいは会計ソフトなどに入力していくという運用方針を指します。

つまり、これまで税理士に委託していた、請求書や領収書などの伝票整理から、記帳業務、仕訳入力までの経理業務を、全て自社で行うことになります。

会計ソフトが普及する以前は、1台100万円以上する会計用コンピューターを使ったり、税理士に委託したりするのが一般的でした。現在の会計ソフトは、経理に明るくない方でも使いやすいように改良されており、一通り経理知識を学ぶことで経理業務が行えます。

最近では、自社に負担の少ない会計ソフトや便利なクラウド型会計ソフトの登場により、会計事務所や税理士事務所側から、企業側に経理業務の自計化を勧める動きも活発化しているようです。

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自計化のメリット

税理士への手数料を削減できる

自計化を導入することで、経理業務における税理士との付き合い方が変わります。

まず請求書や領収書の整理、会計ソフトへの入力を自社で行い、その入力データを税理士に提出。税理士がデータのチェックを行い、必要があれば訂正します。最後は完成データをもとに、試算表を作成して、企業側へ返却。このように、自計化することで税理士の記帳代行の手間が減るため、その分の代行手数料を削減できます。

経営状況をすぐに把握できる

自計化を行うことで、表計算や分析業務がパソコンでスピーディーにでき、会社の業績や経営状況、財務状態をタイムリーに把握できます。

従来のような税理士に丸投げの方法では、税理士から試算表が届くまで、2〜3ヶ月かかるといったタイムラグが生じていました。そのため、すぐに銀行融資が必要なときにも、試算表が準備できずに借り入れができないこともありましたが、そうした課題も自計化することで解決できます。

資金繰り・経営方針を決めやすくなる

自計化ができていれば、新しい設備を導入したいと考えたときにも、現在の経営状況を正確に把握できているため、税理士に対して資金繰りをはじめとした各種経理の相談がスムーズになります。

今後の経営状況や業績の見通しも立てやすくなり、経営方針を変更した場合に、判断や対策も決定しやすくなるでしょう。

ミスの軽減や原因を究明しやすい

経理業務を自社で日々行うことで、リスクヘッジや、覚えのない取引・入出金がある場合にも内容をすぐに思い出せるなど、原因を調査しやすくなります。

自計化のデメリット

経理担当の負担が増える

自計化は当然ながら自社での入力作業が増えるため、経理担当者の負担は増えます。作業に慣れれば1週間に2～3時間で済むことがほとんどですが、会計ソフトの使い方に苦戦したり、自計化のノウハウがなかったりといった場合は、時間や手間も予想以上にかかります。

また会社によっては、経営者自身で経理業務を行っているところもあります。そうした場合は、そもそも経理業務に費やせる時間も少なく、かえって自分の負担を増やしてしまうことになるでしょう。

専門知識を習得するために時間がかかる

経理業務を行うには、ある程度の専門知識を持っている必要があります。普段、数字を扱う業務を行っていない人が、なんの予備知識もなく経理を担当すると調べながらの作業となり、負担が増えるだけでなく、本業が疎かになってしまう可能性もあります。

コスト削減や効率化につながらない

顧問先の企業に自計化してもらうことと、会計事務所側からすれば工数が削減できるため、会計事務所側の都合で自計化を勧めることもあるでしょう。しかし企業側は勧められるままに自計化を導入したものの、顧問料の削減につながらないケースもあります。また会計事務所側にとっても、浮いた工数分でサービスの質の向上を図ろうとしても、その通りにならないことも考えられます。

設備投資が必要

自計化を行うには、パソコンと会計ソフトの導入が必要です。会計ソフトは無料で始められるクラウド型のものや、有料のインストール型のものなど、さまざまなものが出回っています。

自計化すべき会社・避けた方が良い会社

自計化することによって得られるメリットも大きいですが、会社の状況によって避けた方が良い場合もあります。

例えば、従業員の退職や経営状況の悪化により、売り上げが落ち込んでしまった場合。売上アップに専念するため、まずは税理士にすべての経理業務を委託し、半年経って事業が波に乗ってきた頃に、自計化の導入を目指して税理士からアドバイスを受けるのが良いかもしれません。

一方、法人化や支店の開業などのタイミングにある場合は、自計化を避けた方が無難です。本業が忙しくなることを考慮し、経理をすべて税理士に丸投げした方が、利益を上げることに集中できるでしょう。

自計化を導入する際は、メリット・デメリットを考慮し、十分検討を重ねましょう。

自計化を行う流れ

目的を明確にする

自計化を進めるにあたり、まずは目的を明確にしましょう。業務効率を向上したいのか、コストを削減したいのか、社内あるいは部署内で情報をリアルタイムに共有したいのか、さまざまな要素から目的を定めます。

現状を分析する

現在、会計や経理をどのように行っているかを分析し、どの部分を自動化すれば目的を達成できそうかを把握します。最も効果的に自動化できそうなものを選定してから次のステップに進みましょう。

ソフトウェアを選ぶ

目的と現状の分析ができたら、自動化に適している会計ソフトやツールを選定します。機能やコスト、ユーザビリティ、カスタマイズ、サポートサービスなど、今後を踏まえて考慮しながら自社に最適なソフトウェアを選びましょう。

従業員の教育を行う

新しいソフトウェアやツールを効果的に使用するためにも、社内・部署で上手く浸透させるためにも、従業員の教育は大切です。新しいツールの仕組みや使い方を理解し、正しく使えるようにトレーニングを行います。

実装テスト、運用改善

ソフトウェアを実装し、実際に運用してみて機能をテストします。初期の問題が見つかったら修正を行い、正しく運用できるように改善を行います。

自計化を進める上でのポイント

社内の現状をしっかりと把握する

専門知識を持たなくても経理や会計ができる便利なツールは続々と登場しており、自計化を推し進める会社も増えてきました。

しかし、時間やお金に余裕がない、人手が足りていない状態で自計化を推し進めても、従業員の時間や負担を増やしてしまう、ツールを使いこなせず、結局専門家に依頼してしまうことになり導入コストを無駄にしてしまう可能性もあります。

自計化を進める前に、社内の時間・お金・人手の現状を把握しておくことが大切です。

費用対効果を確認する

自計化を進めるにあたり、費用対効果があるかを見極めることも大切です。税理士に顧問料を支払うよりも、人件費や導入費で負担するほうがトータル的にメリットがあるのであれば自計化の費用対効果はあると言えますが、社内でのトータルコストが税理士への報酬を上回るのであれば自計化を推し進めるのが正しいとは言い切れません。

自計化のタイミングを見定める

自計化を行う目的のひとつに、会計処理したデータの活用が挙げられます。確かに、自計化による業務効率化やコストカットも大切ですが、会計データをもとに売上アップにつながる経営施策を打ち出せないと、効果を最大化できているとは言えません。

事業の売上や成果を向上させる目的で会計データを活用するなど、自社に適したタイミングで導入するとより効果的です。

自計化ではどんな会計ソフトを選べばいい？

従来の会計ソフトとは

従来の会計ソフトは、主にソフト会社が提供する専用のコンピューターとサーバーを購入する「専用機型」とアプリをインストールする「アプリ型」があり、日本デジタル研究所（JDL）が提供する税務システムや『弥生会計』『勘定奉行』などの製品ソフトが主流でした。

従来の会計ソフトの問題点

専用機型はかなり高額な上、仕様が独特なため、使い慣れるまでに時間がかかります。一方、アプリ型のソフトは専用機型と比べて価格が低めでしたが、会計・経理に対してある程度知識が必要でした。そのため、専用機型・アプリ型のどちらも導入している企業は少なく、税理士事務所や記帳代行会社に多く使用されていました。

現在でも従来型の会計ソフトを選ぶことはできますが、基本的に会計データは専用のパソコンや自分のパソコン、サーバーに保存されるため、保存元に故障やトラブルが起こると修復できなくなるおそれがあります。万が一に備えて、定期的にバックアップを取っておかなくてはなりません。

現在の会計ソフトとは

従来型の会計ソフトに代わって台頭してきたのが、クラウド型の会計ソフトです。クラウド会計ソフトとは、記帳データを自社のパソコンや専用機ではなく、インターネットのクラウド上に保存するタイプのソフトを指します。

現在はクラウド型ソフトが主流

専用機の購入やアプリのインストールも不要でバックアップを取る必要もないことから、現在ではクラウド型の会計ソフトが主流となっています。

専用機やソフトの購入ではなく年間や月額のライセンス料を支払うことで利用できるようになっており、必要なぶんの機能を使いたい際にはオプション料金を支払えば利用できる点も特徴。従来の会計ソフトよりもコストを抑えて導入できます。代表的なクラウドソフトに『マネーフォワード』や『freee』があるほか、JDLや弥生会計などもニーズに合わせてクラウド型の会計ソフトを提供しています。

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