領収書・請求書整理

更新日：2025/05/26

領収書・請求書整理を経理代行に依頼するメリット

業務負担の軽減

中小企業や小規模事業者では、経理業務を担う担当者が１人または少人数にとどまるケースが多く、日々の伝票作成や帳簿記入、仕訳入力などの作業が大きな負担となっている場合があります。こうした属人化しやすい業務は、期日厳守が求められる一方でシステム化がなかなか進まないのが現状です。

経理代行を依頼することで、領収書や請求書などの証憑書類整理を外部の専門スタッフに委託できるので、負担となっている業務の軽減が行えます。また、定型的な作業を外部に委託することで、他の業務への対応も行えるようになるでしょう。

経理代行に依頼する流れ

過去の請求書・領収書リストアップ

依頼する前に、自社で保有する過去の領収書・請求書をリストアップしておくことが重要です。また、証憑のスキャン解像度やファイル命名規則、保存フォルダ構成などについて、経理代行の会社と確認し合うことで、代行後のトラブルを防ぎやすくなります。

業務フローなどの共有

契約を締結した後は、社内で業務フローや手順書を作成して代行会社と共有します。システムを利用している場合、連携テストや試験運用なども事前に行っておくとよいでしょう。

秘密保持契約などの締結

経理代行では、機密性の高いデータを扱うため、情報漏えいリスクへの対策も必要です。暗号化通信やアクセス権限管理などに対応できる会社か確認して起きましょう。また、秘密保持契約などの記載も行い、委託範囲外の情報利用を禁じる取り決めをすることも重要です。

依頼前に押さえておきたい注意点

領収書不備・紛失

領収書に宛名や金額の記載漏れがある場合、発行元に再発行を依頼する必要があります。再発行が難しい場合は、発行元の控えをコピーしてもらうか、出金伝票を起票して取引日、相手先、金額を明記し、金融機関の出金記録などを添付して証拠としましょう。第三者の証明があれば、領収書紛失でも経費処理が認められるケースがあります。

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