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経理業務はテレワークで行えるのか?

このページでは、テレワークで経理業務に対応したいと考えた場合に注意すべきポイントや、経理業務をテレワークで行う際のメリット・デメリットについて解説しています。

そもそも経理業務はテレワークで
対応できるのか?

テレワークに向いている経理業務と
不向きな経理業務

経理業務と一口にいっても、経理スタッフが実際に行っている日常業務には様々な種類があります。そのため経理業務をテレワーク化したいと考えた場合、そもそもそれぞれの仕事が本当にテレワークに適しているのか、あるいはオフィスに出向く必要があるのか、きちんと見定めなければなりません。

テレワークと相性の良い
経理業務の仕事

会計ソフトやExcelなどへの入力作業

あらかじめ導入している、会計ソフトやExcelなどに必要なデータを入力する場合、その仕事は必ずしも職場で行うべきとは限りません。

社外にいる経理スタッフへ必要なデータをまとめて送信したり、クラウドサーバーへ保存したりできるのであれば、経理スタッフはどこにいても経理業務を実行することが可能です。

つまり単にパソコンとインターネット環境さえあれば十分に行える経理業務に関しては、テレワークに適性があるといえるでしょう。

経費計算や各種書類のWEB発行、
メール送信

会計ソフトやExcelなどに入力されたデータを精査し、必要に応じて取引先へ請求書を発行するといった仕事もテレワークで対応できる可能性があります。

特に請求書を発行する場合、紙に印刷して郵送する方法ではなく、PDFデータを作成してメール送信したり、クラウドへアップしたりする形式をとれれば、テレワークとの相性が良いでしょう。また、紙に印刷して郵送する場合であっても、規定の書式や紙の仕様などを事前に決めて調節しておけば、こちらもテレワークで対応できるかもしれません。

その他、有価証券報告書や各種報告書といった書類についても、必要な情報をオンラインで取得して作成することが可能です。作成した書類はPDFデータとしてクラウドへアップしたり、メールやチャット、ビデオ会議システムのファイル共有機能などを使用すれば社内共有ができます。

勤怠管理システムや給与計算システムなどと連携した給与計算

すでに社内で勤怠管理システムを導入しており、紙のタイムカードといったものを利用していない企業であれば、各システムを活用して給与計算もテレワークで行うことも可能です。

ただしその場合、それぞれのシステムに社外からアクセスできることが必要不可欠であり、社内サーバーのみで稼働しているシステムなどとは連携できない点に注意してください。

他部署との連携をメールやチャットで行える
作業

売上金の増減や在庫状況の確認など、他部署・他部門との連携が必要になる仕事であっても、メールやビジネスチャットといった方法で十分に担当者間でやりとりができるなら、テレワークで対応できる可能性が高いでしょう。

経費の詳細について従業員へ対面で確認したい場合も、ビデオ会議システムなどを活用してオンラインで行えるのであれば、職場での作業にこだわる必要はありません。

テレワークと相性の
悪い経理業務の仕事

紙ベースの仕事

紙のタイムカードや出勤簿、勤務表で勤怠管理を行っていたり、経理報告書などを常に紙の書類として保管していたりする場合、テレワークによって全ての作業を行うことは困難です。

郵送によって全員のタイムカードや出勤簿、勤務表を経理スタッフの自宅へ送って集計することは、作業の効率性の面でもリスク管理の面でも問題が多く、また従業員の規模によってはコスト面のデメリットも少なくありません。

また、紙のタイムカードなどを1枚ずつスキャニングして経理スタッフへ送るのであれば、そもそもオフィスで直接作業した方が効率的です。同様に、紙の書類を事務所から自宅へ持ち帰ることも、量や紛失リスクなどを考えれば推奨できません。

その上、常に複数の社員から紙の領収証を受け取って管理しなければならない場合も、郵送によるタイムラグや誤送・配達遅延といったリスクがあり、日常的に続けていくのは現実的でないでしょう。

安全にデータを管理できない環境での仕事

従業員の給与や各部門の売上金、あるいはロスといった情報は極めて重要度が高く、安全な管理体制が確立されていなければ社外へ持ち出すことはできません。そのため企業によっては業務システムをクラウドサービスでなく、社内サーバーを活用するオンプレミス型のみで運用しているケースもあります。

このような作業環境の場合、テレワークで経理業務を行うことはできません。

経理業務をテレワーク化する
メリット・デメリット

経理業務をテレワーク化するメリット

作業効率を向上できる

どこにいても業務を行えるとなれば、通勤時間が不要になります。またクラウドサービスの情報管理機能の効率性も向上しているため、電子化された情報をもとに経理業務を行えれば、全体的にスムーズに作業を進められるでしょう。

多様な働き方を実現できる

例えば、経理スタッフが介護や育児などで休職しなければならない場合でも、テレワークが可能であれば継続して働ける可能性があります。企業としては優秀な人材を失わずに済み、経理スタッフとしても多様な働き方を実現できるといった点は大きなメリットです。

紙の印刷費といったコストを軽減できる

紙ベースの書類が不要になれば、それだけ印刷費や紙代を節約することができます

ただし、システムの運用費など、別のコストが発生することもあるため、削減できる作業工数や人件費などを計算し、コスト回収ができるかを見定める必要があるでしょう。

経理業務をテレワーク化するデメリット

環境整備に費用がかかる

業務システムを導入して、テレワークに向けた業務フローを構築したり、場合によっては各担当者へパソコンなどの機器を支給したりする必要性があります。またセキュリティ面での対策も欠かせません。

個々人のインターネット環境による問題

経理スタッフの自宅のインターネット環境が悪ければ、テレワークの安定性や効率性が低下する可能性も否定できません。

情報漏洩のリスク

社内のセキュリティ対策を万全にしても、経理スタッフの自宅にあるパソコンがウイルスなどに感染するリスクもあります。

多方面でのセキュリティ対策が必要になるため、その対応に時間が割かれることも。

勤怠管理の方法の変化など
社内での周知徹底

従来の紙ベースの勤怠管理から勤怠管理システムなどを活用した方式に変更する場合、全ての従業員へそのことを周知徹底して、トラブルがないよう監督する必要があります。

トータルコストで考えればテレワークが安くない可能性もある

勤怠管理システムの導入や必要な機器の配備、経理スタッフへのパソコン支給など、実際に一からテレワーク環境を整えようと思えば、様々な初期費用がかかるだけでなく、クラウドサービスの契約料やシステムの使用料といったランニングコストも発生するでしょう。

コストパフォーマンスを考えれば
経理代行という方法も

テレワークによって多様な働き方や業務の効率化を実現できるとしても、安全面やコスト面に成果が見合っていなければ、企業として安易に導入を目指すことはできません。

経理業務の仕事を社外でまかなうという点で考えれば、経理業務のプロへ代行するといったアウトソーシングも手段の1つです。

もちろん、経理代行では委託料が発生しますが、テレワークでも一定以上のランニングコストが発生するため、大切なのはコストパフォーマンスとバランスです。

また経理代行会社によってサービス内容や費用の違いがあり、まずはどのような方法が会社にとって最適なのか、比較検討した上で考えていくようにしましょう。

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